6 tips om slimmer te vergaderen

 6 tips om slimmer te vergaderen Artikel
1138

Vergaderen, vergaderen, vergaderen: soms meermaals per week, soms meermaals per dag. Op de werkvloer spendeer je vaak heel veel tijd aan het bijwonen van verschillende vergaderingen, terwijl veel van de te behandelen topics meestal ook efficiënter kunnen worden afgehandeld. Dit vreet onnodig veel tijd en energie. Hieronder ontdek je 6 tips om voortaan slimmer te vergaderen.

Tip 1: Ga korter vergaderen

Vergaderingen duren per definitie te lang, maar wat is de perfecte duur van een meeting? Volgens experts is dat één tot anderhalf uur. Dat is namelijk een periode die je meestal makkelijk in je agenda kunt blokken en waarin de aandacht van mensen niet verslapt. Staan er teveel punten op de agenda, plan dan liever twee kortere meetings in dan één lange.

Tip 2: Niet meer dan 7 deelnemers

Denk goed na over wie je een uitnodiging stuurt voor een meeting. Is die directeur écht noodzakelijk? Beperk je bij voorkeur tot maximaal 7 deelnemers per meeting. Dat concludeerden Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co, auteurs van Decide & Deliver. Volgens hen daalt de besluitvaardigheid met 10% per extra persoon aan de vergadertafel.

Tip 3: Ga minder vergaderen

Ben je van plan om een nieuwe meeting in te plannen? Denk dan even goed na of deze vergadering echt wel nodig is. Is dit echt de beste manier om informatie te vergaren of te delen? Soms kan het ook gewoon volstaan om enkele stukken of actiepunten te delen. Dat kan gewoon per mail en zaalhuur en catering zijn overbodig. Veel goedkoper en efficiënter.

Tip 4: Ga staand vergaderen

Het is al langer geweten: te lang stilzitten is niet gezond. Sta dus eens op van die vergadertafel. Het is goed voor je lijf en bovendien duren stand-up meetings korter. Mensen vinden het namelijk vervelend om te lang te staan en daarom duurt een staande meeting meestal niet langer dan 20 tot 30 minuten. Verwijder dus vandaag nog alle stoelen uit de vergaderruimte.

Tip 5: Ga laat in de ochtend vergaderen

Je kunt er over het algemeen wel vanuit gaan dat de meeste mensen een meeting op maandagochtend 09:00 niet waarderen. Dan werken we het liefst onze mail weg, lezen we wat stukken, of nemen de planning van de dag door. Meetings in de tweede helft van de ochtend werken beter. Na een tweede koffie heeft iedereen nog voldoende energie en bovendien is er een natuurlijke tijdslimiet voor de vergadering; rond de middag beginnen de magen te knorren.

Tip 6: Ga papierloos vergaderen

De laatste tip die ik je wil meegeven, is om te starten met papierloos vergaderen. En dat is -een goede stap op meerdere vlakken. Je vervangt je dikke aktentas met vergaderdocumenten door een slanke tablet. Je beheert alle vergaderingen vanuit een overzichtelijk dashboard. Je hebt controle over deelnemers, agenda’s, stukken, actiepunten en besluiten. En je hoeft nooit meer zoeken naar agenda’s, documenten en notulen. Alle vergaderinformatie die je nodig hebt, zit onder je vingertoppen.

Wil je meer weten over de voordelen van papierloos vergaderen? In ons e-book vind je alle punten overzichtelijk op een rij.

Bron: iBabs

Auteur: Paul Neefjes

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments