7 tips om je succesvol te laten vervangen door je jobstudent

7 tips om je succesvol te laten vervangen door je jobstudent Artikel
1530

Vertrek je op vakantie en wil je vermijden dat het werk zich intussen opstapelt? Met deze tips laat je je succesvol vervangen door de jobstudent.

Kijk je uit naar die welverdiende vakantie, maar zie je op tegen het extra werk dat zich tijdens je afwezigheid zal opstapelen? Laat je jobstudent dan de belangrijkste taken van je overnemen, zodat jij in alle rust je batterijen kan opladen. Met deze tips laat je je succesvol vervangen en vermijd je stress na die deugddoende vakantie.    
 

1.    Stel een gedetailleerde planning op

Lijst je dagelijkse bezigheden op en ga na welke taken je jobstudent van je kan overnemen tijdens je vakantie. Maak een duidelijk overzicht dat kan dienen als houvast tijdens je afwezigheid, met elke dag een chronologische en gedetailleerde opsomming van taken. Beperk je bijvoorbeeld niet tot ‘post controleren’ maar beschrijf ook wat er precies met die post moet gebeuren.
 

2.    Ga er niet van uit dat hij/zij alles al weet

Een jobstudent heeft weinig tot geen werkervaring. Veel zaken die jij vanzelfsprekend vindt, zijn dat niet voor iemand die nog studeert. Ga er dus niet van uit dat hij of zij vertrouwd is met kantoortaal als asap, con call of debriefing en dat een jobstudent weet dat je het BCC-veld moet gebruiken als je een externe mailing verstuurt. Geef dus liever wat te veel informatie dan te weinig, geef hem of haar de kans om vragen te stellen en neem rustig de tijd om die vragen te beantwoorden.
 

3.    Geef je jobstudent de tijd om zich in te werken

Een inwerkperiode van één dag is een absoluut minimum als je wil dat je jobstudent alle taken vlotjes van je overneemt. Bij voorkeur voorzie je zelfs een dag of twee: één om de jobstudent rond te leiden en in alle rust uit te leggen wat er van hem of haar verwacht wordt en één dag om de jobstudent – onder jouw toezicht – echt te laten meedraaien. Zo geef je hem of haar het vertrouwen om zelfstandig te werken, ook wanneer jij er niet bent.
 

4.    Duid iemand aan die toezicht houdt

Laat je jobstudent niet aan zijn lot over terwijl je weg bent, maar duid iemand aan die intussen toezicht houdt en die dringende vragen kan beantwoorden. Er kan altijd een situatie opduiken die je onmogelijk kon voorzien, en dan is het goed als je jobstudent advies kan vragen aan een collega. Kies bij voorkeur iemand uit die makkelijk aanspreekbaar is en die goed op de hoogte is van jouw job of het bedrijf heel goed kent. Zo ben je er zeker van dat eventuele problemen bij de juiste persoon terechtkomen.
 

5.    Geef niet alleen de minder interessante taken uit handen

De telefoon opnemen, de post sorteren en databases updaten horen er natuurlijk bij, maar geef je jobstudent ook de kans om iets uitdagender taken van je over te nemen. Misschien heeft hij of zij wel een bepaald talent dat je heel goed van pas kan komen, zoals een talenknobbel om die presentatie naar het Frans te vertalen, of een vlotte pen om de website eens een update te geven.
 

6.    Geef hem of haar feedback

Het ergste wat een jobstudent kan overkomen, is gedropt worden aan een bureau en vervolgens door iedereen vergeten worden. Spring dus tijdens de overdrachtsperiode geregeld even binnen om te vragen of alles duidelijk is, en zit aan het einde van de dag kort samen om de taken die zijn afgerond samen te overlopen. Dat vraagt wat tijd, maar zo geef je je jobstudent wel de gelegenheid om vragen te stellen die bijvoorbeeld pas opdoken bij het uitvoeren van bepaalde taken. Je extra inspanningen worden dus zeker beloond.
 

7.    Stel je jobstudent op zijn gemak

Wil je dat je jobstudent vragen durft te stellen aan jou, je baas of je collega’s, zorg er dan voor dat hij zich op zijn gemak voelt. Geef een rondleiding langs alle departementen van het bedrijf, maak samen kennis met de mensen waar hij of zij geregeld zal mee samenwerken en toon even waar jij en je collega’s ‘s ochtends een koffie halen. Ook een gezamenlijke lunch met je jobstudent en enkele andere collega’s kan het ijs wat breken én de drempel om vragen te stellen verlagen.
 
Wil je meer tips om met een gerust hart op vakantie te vertrekken? Lees dan ook deze artikels:
 

 

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments