Maak zowel jouw leven als dat van je manager heel wat makkelijker.

Het vergt organisatietalent en vindingrijkheid om de overvolle agenda van je manager flexibel te houden, en er op het laatste moment nog een extra afspraak in te passen. Elke afspraak moet secuur worden geregistreerd volgens een methode waarmee zowel de manager als jezelf vertrouwd is. Er moeten dus afspraken worden gemaakt!

Tips voor een efficiënt agendabeheer.

• Maak plaats voor routinewerk
  Spreek op voorhand met je manager de momenten af die hij wil vrijhouden voor routinetaken. Blokkeer deze momenten dan ook in zijn agenda.
• Gun wat ademruimte
  Probeer niet teveel vergaderingen op een dag in te boeken en geef jouw manager wat ademruimte tussen twee vergaderingen. Je mag er zeker van zijn dat hij graag nog wat andere zaken afwerkt.
• Zorg voor de voorbereiding
  Bezorg, indien nodig, jouw manager alle nodige informatie (dossiers, documenten, …) voor zijn vergadering start. Plaats hiervoor een herinnering in jouw eigen agenda.
• Communiceer belangrijke basisinformatie
  Geef steeds duidelijk de naam, de firma en de reden van de vergadering aan in de agenda. Op die manier legt jouw manager meteen de link.
• Hou de klok in de gaten
  Hou de tijd in het oog en herinner je manager er subtiel aan dat hij nog een andere vergadering heeft. Wil hij verdergaan met deze vergadering, dan zal hij jou dat wel even subtiel laten blijken. Verwittig in het laatste geval zijn volgende gesprekspartner.
• Ken de prioriteiten
  Stel prioriteiten bij het inboeken van vergaderingen en maak zeker geen dubbele boekingen. Dit leidt enkele tot verwarring.
• Communiceer en confirmeer
  Bevestig gemaakte afspraken altijd aan de verschillende deelnemers. Dit kan door middel van een mailtje, maar de meeste mailprogramma’s voorzien ook een “meeting request”.
• Hou rekening met de locatie
  Gebruik kleuren om meetings buitenshuis of in het buitenland aan te duiden. Hou zeker ook rekening met de reistijden in de agenda van je manager. Het is voor hem onmogelijk om van de ene kant van België naar de andere te reizen in minder dan een uur tijd (zonder verkeersregels te overtreden).

Wil je hierover meer te weten komen?