Beheer efficiënt je contacten in Outlook via Excel

Beheer efficiënt je contacten in Outlook via Excel Artikel
0

Je Outlook adresboek is een waardevolle tool om je contacten bij te houden op voorwaarde dat hij up-to-date en correct geordend is. Lees hier hoe efficiënt aan de slag te gaan.

Je Outlook adresboek is een waardevolle tool om je contacten bij te houden op voorwaarde dat hij up-to-date en correct geordend is. Lees hier hoe efficiënt aan de slag te gaan.
 
In Outlook kan je handige overzichten maken voor je contacten (Business Card view, bijvoorbeeld), maar krijg je niet altijd het meest bruikbare totaalbeeld om al je contacten te beheren.
 
Zo zie je bijvoorbeeld niet goed of er dubbels in je bestand zitten of wil je soms een actie uitvoeren op alle contacten, zoals iedereen een aanspreektitel geven. Deze acties kan je het efficiëntst uitvoeren door je contacten naar Excel te exporteren en vervolgens weer te importeren. Ga zo aan de slag:
 
Ga in Outlook naar File / Bestand. Er opent zich een menu aan de linkerkant van je scherm waar je kan kiezen voor Open & Export / Openen & exporteren. Klik op Import/Export om gegevens te importeren en exporteren.
1.png
 
Deze wizard geeft je een lijst van mogelijkheden. Selecteer Export to a file / Naar een bestand exporteren:
 
2.png
 
Kies op het volgende scherm het gewenste bestandstype. Duid Comma Separated Values / Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden of CSV aan. Bevestig je keuze door op volgende te klikken.
 
Selecteer de contacten uit je inbox en volg de stappen om de export te vervolledigen.
 
Je hebt nu alle contacten geëxporteerd in een Excel-bestand. Bepaal waar je het wilt opslaan en geef het een duidelijke naam.
Maak je CSV-bestand leesbaar in Excel door via het tabblad Data / Gegevens op Tekst naar kolommen te klikken. Volg de Wizard en selecteer Gescheiden, Tab en Komma.
 
In Excel kies je best voor Format As Table / Opmaken als een tabel om efficiënt je gegevens te kunnen filteren.
Je krijgt dan een extra lint Table Tools / Hulpmiddelen voor tabellen waarmee je bijvoorbeeld duplicaten uit de lijst kan verwijderen en je contacten naar wens kan optimaliseren.
 
Als je de contacten van je Excel-lijst hebt opgeschoond, kan je deze opnieuw importeren in Outlook. Zo zullen je contacten een stuk overzichtelijker zijn en zal jij er ook veel sneller en efficiënter mee kunnen werken!
 
Lees ook:
 
 
Bron: Xylos

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments