De centrale rol van de assistant binnen het projectteam

De centrale rol van de assistant binnen het projectteam Artikel
1171

Te veel projecten halen de eindstreep niet. Hoe zorg jij als assistant ervoor dat het project effectief een succes wordt?

‘We maken er een project van ... ’
 

Elke organisatie maakt gebruik van projectmanagement voor een grote diversiteit aan organisatie- en managementproblemen. Alsof een projectaanpak een garantie is voor succes. Dat klopt natuurlijk niet. Te veel projecten halen de eindstreep niet. Hoe zorg jij als assistant ervoor dat het project effectief een succes wordt?
 
Als het voorbereidende werk erop zit, is het tijd om de projectplannen in praktijk te brengen. Deze fase van de projectuitvoering is de kern van elk projectwerk en vereist een bijzonder engagement van alle teamleden. Als assistant ben jij een vertrouwenspersoon die de projectleider ondersteunt om het project vlot uit te voeren. Afhankelijk van het verloop, kunnen zeer uiteenlopende uitdagingen op je afkomen.
 

Zorg voor een goede sfeer in het projectteam
 

Aan de hand van de projectplanning worden de verschillende stappen uitgevoerd en concrete resultaten neergezet. De projectleider zal de creativiteit van de teamleden aanwakkeren. Hij zal er tegelijk over waken dat elke vergadering een concreet resultaat oplevert.
Het werk wordt gelijkmatig verdeeld over alle teamleden. Elke medewerker heeft zijn sterke punten en wordt individueel gemotiveerd zodat hij een optimale bijdrage kan leveren tot het projectresultaat. Het is belangrijk de expertise van ieder teamlid te valoriseren en ervoor te zorgen dat iedereen plezier blijft beleven aan het project
Jij kan de projectleider ondersteunen door mee een luisterend oor te bieden voor zorgen en problemen en een groot stuk van de communicatie op te volgen. Benadruk hierbij telkens wat reeds bereikt werd. Dit geeft een positieve boodschap wanneer het project eventjes vertraagt. Stel gezamenlijke activiteiten voor als je het gevoel hebt dat iets ‘knelt’ in het team.
 

Notuleer afwijkingen van het projectplan
 

Voor de projectleider is het belangrijk om het doel niet uit het oog te verliezen. Hij moet alle processen begeleiden en controleren. Tijdens de concrete uitvoering kan blijken dat bepaalde richtlijnen uit de planningsfase niet realistisch zijn. Dan moet worden afgewogen of het plan aangepast zal worden. De projectleider beslist samen met het team hoe verder te gaan.
Dergelijke afwijkingen van het plan kan je best duidelijk argumenteren en notuleren. Als assistant voer je de wijzigingen door in de lijsten en plannen, zodat je steeds over een sluitende documentatie beschikt.
 

Faciliteer regelmatige vergaderingen en maak projectverslagen
 

Regelmatige besprekingen vormen een centraal communicatieforum binnen het team tijdens de projectuitvoering. Bedoeling is om de stand van zaken van het project vast te stellen en na te gaan of deadlines en afspraken werden nagekomen.
Organiseer deze vergaderingen structureel en informeer je de projectleider. Alle resultaten van de besprekingen en workshops vat je samen in projectverslagen om vervolgens aan de betrokkenen te communiceren. Deze liggen aan de basis van weekrapporten of projectstatusrapporten die de projectleider systematisch aflevert aan de opdrachtgever.
 

Als assistant ben je een spilfiguur binnen je bedrijf en houd je een goed zicht op alle activiteiten.

Jouw rol binnen het projectbeheer is cruciaal op organisatorisch en communicatief vlak. Lees ook ‘De vijf competenties van een succesvolle projectleider’ om een beter zicht te krijgen op hoe jij de projecteider kan ondersteunen bij de uitvoering van het project.

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments