Een functie onder de loep: Facilities Assistant

 Een functie onder de loep: Facilities Assistant Artikel
456

De Facilities Assistant is een Departement Assistant die instaat voor het efficiënt gebruik van diensten en middelen - ‘faciliteiten’ - binnen zijn bedrijf. Hij stelt alles in het werk opdat alle medewerkers zich optimaal op hun kernopdracht kunnen toeleggen. Zijn gemiddelde loon bedraagt circa 2.800 euro.

Functietitel

Facilities Assistant

Functieomschrijving

De Facilities Assistant ziet erop toe dat het bedrijf en zijn medewerkers efficiënt kunnen werken. Zo volgt hij onder meer de aankopen, beveiliging, catering, gebouwen, fleet, telefonie en schoonmaak op. Hij onderhoudt contacten met de leveranciers, onderhandelt prijzen en volgt de naleving van de afspraken op.

Plaats binnen de afdeling en organisatie

De Facilities Assistant maakt deel uit van de Facility-afdeling. Hij heeft een breed takenpakket en ondersteunt administratief en praktisch een of meerdere activiteiten van de afdeling. Samen met zijn naaste collega’s werkt hij in permanent contact met alle medewerkers van het bedrijf.

Typische werkgevers

Alle organisaties, groot of klein, publiek of privé, streven naar een efficiënt gebruik van hun werkmiddelen: scherpere aankoopprijzen, efficiëntere exploitatie van de gebouwen, telefonie, catering, het wagenpark… De rol van Facilities Assistant wordt dan ook in alle types van bedrijven en sectoren opgenomen.

Verantwoordelijkheidsgebieden

  • Accurate, volledige en tijdige opvolging en administratie van de samenwerking met de diverse leveranciers voor onder meer:
    • Aankopen, zoals bureau- en onderhoudsmateriaal;
    • Balie/receptie en beveiliging, bv. bewaking en veiligheidsrichtlijnen;
    • Catering: dranken, broodjes, cafetaria;
    • Gebouwen, kantoorinrichting en groenvoorziening;
    • Logistiek, bv. ontvangst en stockage van bestellingen;
    • (Mobiele) telefonie, IT en dataverkeer;
    • Postkamer en verzendingen;
    • Schoonmaak en technisch onderhoud;
    • Wagenparkbeheer.
  • Permanente opvolging van de kwaliteit en prijzen in de diverse vakgebieden.

Opleiding

  • Bachelor Bedrijfsmanagement (Logistiek Management, Rechtspraktijk) / Business Management (International Business / Marketing) / Facilitair Management / Office Management / Retailmanagement.

Competenties

Soft skills

  • Efficiënte, besluitvaardige en stressbestendige coördinator;
  • Kostenbewuste, resultaatgedreven en integere professional;
  • Nauwgezette doener, met een scherp oog voor kwaliteitsverbetering;
  • Planmatige, proactieve en oplossingsgerichte projectmedewerker;
  • Spontane, mensgerichte communicator en relatiebeheerder.

Hard skills

  • Talenkennis: meertalig (NL / FR / ENG) in functie van de activiteiten van het bedrijf;
  • Technische bagage en/of vaktechnische expertise in zijn werkdomein;
  • Uitstekende pc-vaardigheden MS Office (Excel, Word, Outlook), ervaring met ERP-systemen (bv. voorraadsystemen), SAP, Autocad en gebouwbeheerprogramma’s.

Uitdagingen

Een Facilities Assistant combineert technische vakkennis met een continue leergierigheid en alertheid voor de verbetering van de bedrijfsprocessen. Hij wordt veelvuldig intern en extern bevraagd, waardoor het een uitdaging is om de juiste prioriteiten te bewaken en de beste prijs/kwaliteitsverhouding te bedingen.

Loonsverwachtingen

Een beginnende Facilities Assistant start zijn carrière met een salaris van circa € 2.000 euro om na 10 jaar tot zo’n € 3.600 te evolueren. Naast het salaris omvat het verloningspakket ook extralegale voordelen als maaltijd- en ecocheques, een groeps- en hospitalisatieverzekering, GSM- en kilometervergoedingen of bedrijfswagen.

Promotiekansen

Facilities Assistants die zich blijven bijscholen, specialiseren en eventueel een leidinggevende rol opnemen, groeien door. Ze nemen bijkomende verantwoordelijkheden op en maken zo promotie.

Maak een loonsimulatie

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments