Een functie onder de loep: Personal / Executive Assistant

Een functie onder de loep: Personal / Executive Assistant Artikel
3799

De Personal / Executive Assistant is de rechterhand van zijn manager. Hij draait mee aan de top van de organisatie en werkt zelfstandig, proactief en vaak sturend. Met een gemiddeld salaris van € 2.950 is de Assistant 100% beschikbaar en bekleedt hij een sleutelpositie binnen de organisatie.

Functietitel

Personal / Executive Assistant

Functieomschrijving

De Personal / Executive Assistant is de strategische sparringpartner van zijn Manager. Een onmisbare spilfiguur binnen het bedrijf. Hij is zijn/haar eerste aanspreekpunt en vervangt hem/haar in geval van afwezigheid. Hoogopgeleid, met een stevige ervaring en een uitgesproken maturiteit, staat hij mee in het voetlicht.

Plaats binnen de afdeling en organisatie

De Personal / Executive Assistant werkt in tandem met zijn Manager en staat in permanent contact met de andere afdelingen van het bedrijf. Zo neemt hij eigen projecten op in samenwerking met: HR, marketing, communicatie, facility, productie, sales, logistiek, legal...

Typische werkgevers

Zowel commerciële bedrijven als publieke organisaties stellen Personal / Executive Assistants tewerk. Deze voormalige ‘directiesecretaresse’ faciliteert, denkt mee en adviseert zijn manager. Hoe hoger in rang de Manager waarvoor de Assistant werkt, hoe uitgebreider zijn verantwoordelijkheden.

Verantwoordelijkheidsgebieden

  • Eerste aanspreekpunt voor zijn manager en doorgeefluik naar diverse stakeholders;
  • Inhoudelijke voorbereiding van projecten en beleidsnotities;
  • Klassieke secretariaatstaken als administratie, agendabeheer, briefwisseling, communicatie, presentaties en notulen;
  • Plannen en organiseren van vergaderingen, events, reizen, seminars, incentives;
  • Sparring partner, co-manager en back-up van zijn leidinggevende;
  • Zowel projectleider als leidinggevend voor specifieke domeinen.

Opleiding

  • Professionele Bachelor Office Management (Management Assistant, Bedrijfsvertaler/Tolk, Event- en Projectmanagement) / Bedrijfsmanagement / Communicatiemanagement;
  • Master Toegepaste Taalkunde (Vertaler, Tolk of Meertalige Communicatie) / Master (Bedrijfs)Communicatie.

Competenties

Soft skills

  • Analytische, planmatige en probleemoplossende organisator met can-do-mentaliteit;
  • Brede interesse in maatschappelijke en economische thema’s;
  • Communicatief sterk: mondeling én schriftelijk, verbaal én non-verbaal;
  • Discreet, empathisch en diplomatisch onderlegd;
  • Doortastende, assertieve en mature professional die ook anderen in beweging weet te zetten;
  • Strategisch inzicht in bedrijfsprocessen als grondslag voor de identificatie van verbeterprocessen;
  • Stressbestendige en flexibele multitasker die hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden.

Hard skills

  • Talenkennis: meertalig (minimaal NL / FR / EN) met uitgesproken redactionele vaardigheden;
  • Onderlegd in de nieuwste presentatietechnieken en technologische ontwikkelingen (cloud applicaties, mobiele toepassingen, CMS, tools voor het notuleren of voor videoconferenties…);
  • Uitstekende pc-kennis MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Uitdagingen

Een Personal / Executive Assistant bekleedt een vertrouwenspositie. Hij werkt in tandem met zijn manager, maar draagt ook eindverantwoordelijkheid voor zijn eigen projecten. Hij creëert een goede balans tussen intuïtie en ratio, inspanning en ontspanning en weet steeds zijn grenzen te verleggen.

Loonsverwachtingen

Het salaris van een Personal / Executive Assistant start aan ongeveer € 2.000 euro en loopt na 10 jaar op tot zo’n € 3.900. Naast het salaris omvat het verloningspakket ook extralegale voordelen als een bedrijfswagen, smartphone, laptop of andere mobile devices, maaltijd- en ecocheques, een groeps- en hospitalisatieverzekering.

Promotiekansen

Een hoog aantal Personal / Executive Assistants, zo’n 42%, groeit door binnen het bedrijf. Ze groeien mee met hun manager, de omvang van het bedrijf of stromen door naar een andere functie. Hun breed bedrijfsinzicht biedt hun een ideale springplank naar een volgend (management)niveau.

Lees ook:

Een functie onder de loep: Office Assistant / Manager

Een functie onder de loep: Management Assistant

Zelfstandige assistant, iets voor jou?

De gedroomde assistant. Wie wil dat nu niet zijn?

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments