Als je net lekker ligt te relaxen op je vakantiebestemming, is jouw mailbox misschien wel het laatste waaraan je denkt. Maar één ding is zeker: de mails blijven binnenstromen. Ook als jij er niet bent. Laat de verzender van een e-mail dan niet achter in onzekerheid. Volg onze vijf tips voor een goede en duidelijke out-of-officereply.

• Ik ben afwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met het secretariaat.
• Tot maandag 15 oktober ben ik afwezig. Voor dringende kunt u zich wenden tot een van mijn collega's.
• 14 en 15 juni ben ik er niet.

Tip 1: Vermeld wanneer je er weer bent

Laat de verzender van een e-mail weten wanneer je weer terug bent. Misschien wil deze het liefst zijn vraag aan jou voorleggen. Zo kan hij zelf kiezen of hij op je wacht of niet.

Tip 2: Geef een reden

Tip 3: Help de verzender verder

Bij wie kan een verzender van een e-mail terecht tijdens jouw afwezigheid? Vermeld een contactpersoon met voor- én achternaam, inclusief zijn of haar directe e-mailadres en telefoonnummer. Zo maak je het je relatie makkelijker.

Tip 4: Laat weten of jouw mail gelezen wordt

Tip 5: Please inform your customers abroad

Ontvang je regelmatig mails uit het buitenland? Beperk je dan niet tot een out-of-officereply in het Nederlands, maar vermeld je bericht ook in andere relevante talen. Makes sense, doesn’t it?