Een tijdje out of office? 5 tips voor de juiste ‘reply’

Een tijdje out of office? 5 tips voor de juiste ‘reply’ Artikel
1190

Als je net lekker ligt te relaxen op je vakantiebestemming, is jouw mailbox misschien wel het laatste waaraan je denkt. Maar één ding is zeker: de mails blijven binnenstromen. Ook als jij er niet bent.

Als je net lekker ligt te relaxen op je vakantiebestemming, is jouw mailbox misschien wel het laatste waaraan je denkt. Maar één ding is zeker: de mails blijven binnenstromen. Ook als jij er niet bent. Laat de verzender van een e-mail dan niet achter in onzekerheid. Volg onze vijf tips voor een goede en duidelijke out-of-officereply.

Nee, het is nou ook weer niet nodig om je vakantieadres te delen met al je vaste relaties en andere contactpersonen. Wél belangrijk: bij wie kunnen zij terecht nu jij er even niet bent? Voorkom afwezigheidsmeldingen die meer vragen oproepen dan ze beantwoorden. Voorbeelden?
  • Ik ben afwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met het secretariaat.
  • Tot maandag 15 oktober ben ik afwezig. Voor dringende kunt u zich wenden tot een van mijn collega's.
  • 14 en 15 juni ben ik er niet.
Herken jij je eigen out-of-officereply hierin? Of die van je leidinggevende of collega’s? Kijk er dan eens kritisch naar. Het is belangrijk dat een melding vriendelijk en niet kortaf is. En dat de verzender van de e-mail bijvoorbeeld weet bij wie hij terechtkan met zijn vraag.
 

Tip 1: Vermeld wanneer je er weer bent

Laat de verzender van een e-mail weten wanneer je weer terug bent. Misschien wil deze het liefst zijn vraag aan jou voorleggen. Zo kan hij zelf kiezen of hij op je wacht of niet.

Tip 2: Geef een reden

Vertel kort waarom je niet bereikbaar bent. Of het nou gaat om vakantie, ziekte of zwangerschapsverlof. Voor een relatie is dit vaak fijn om te weten. Ben je op een tweedaagse cursus? Zeg het dan! Daar word jij slimmer van en zo kan je afwezigheid ook in het voordeel zijn van je relatie (bijvoorbeeld een klant).
 

Tip 3: Help de verzender verder

Bij wie kan een verzender van een e-mail terecht tijdens jouw afwezigheid? Vermeld een contactpersoon met voor- én achternaam, inclusief zijn of haar directe e-mailadres en telefoonnummer. Zo maak je het je relatie makkelijker.

Tip 4: Laat weten of jouw mail gelezen wordt

Check je tijdens je afwezigheid regelmatig je mailbox, of juist helemaal niet? Of leest iemand anders jouw inkomende mail? Geef dit aan. Dan kan de verzender van een e-mail zelf bepalen of hij je collega benadert.
 

Tip 5: Please inform your customers abroad

Ontvang je regelmatig mails uit het buitenland? Beperk je dan niet tot een out-of-officereply in het Nederlands, maar vermeld je bericht ook in andere relevante talen. Makes sense, doesn’t it?

Voldoet jouw out-of-officereply aan al deze punten? Dan kun je met een gerust hart op vakantie! Bon voyage!

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments