Gepersonaliseerde Out of Office berichten

Gepersonaliseerde Out of Office berichten Artikel
0

Automatische antwoorden tijdens je afwezigheid

Door de AutoReply optie te gebruiken in Microsoft Outlook® kan je automatische berichten naar specifieke collega’s en / of klanten sturen tijdens je afwezigheid. Zo kunnen al je projecten ook tijdens jouw afwezig correct door jouw medewerkers/collega’s worden opgevolgd, en kunnen klanten/leveranciers met een zeer persoonlijke boodschap op de hoogte worden gehouden van bepaalde regelingen tijdens jouw afwezigheid (bv. Bij wie ze met hun vragen terecht kunnen).

Voor je eraan begint, is het belangrijk te weten dat je computer voor deze procedure aan moet blijven staan. Het Outlook programma moet immers open blijven staan. Je monitor kan daarentegen wel uitgeschakeld worden.

Stap 1: Word uitschakelen als e-mail editor

Vooraleer je een standaard antwoordbericht of template kan aanmaken en opslaan, moet je Word tijdelijk uitschakelen als e-mail editor. Dit doe je als volgt:

1. Kies Opties (Options) in het menu Extras (Tools) van het hoofdmenu van Microsoft Outlook.

2. Klik op het tabblad E-mailindeling (Mail Format).

3. Schakel het selectievakje Microsoft Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten in of uit.

Stap 2: Het aanmaken van automatische antwoordberichten

Volg vervolgens deze stappen om je standaardberichten aan te maken:

1. Maak een nieuw bericht aan.

2. In het bericht schrijf je de gewenste tekst.

3. Klik vervolgens in het menu op Bestand (File) en kies dan Opslaan als (Save as).

4. Geef een naam aan je standaardbericht.

5. Onder Opslaan als type (Save as Type) kies je Outlook template.

6. Klik dan op Opslaan (Save).

7. In het menu klik je dan op Bestand (File) en, wanneer je gevraagd wordt het bericht op te slaan, kies je Neen (No).

Volg dezelfde stappen voor al je standaardberichten.

Stap 3: Maak de regels aan om je verschillende antwoorden te versturen

1. Kies Regels en waarschuwingen (Rules and alerts) in het menu Extras (Tools) van het hoofdmenu van Microsoft Outlook.

2. Klik op Nieuwe Regel (New Rule) en kies vervolgens Start van een lege regel (Start from a blank rule).

3. Klik op Check boodschappen wanneer ze binnenkomen (Check messages when they arrive), en dan op Volgende (Next).

4. In het kader ‘Welke condities wil je aanvinken’ (which conditions do you wish to check), kies je de checkbox Van mensen of distributielijst (From people or distribution list).

5. In het onderste kader (de Regelbeschrijvingslijst / Rule description list) klik je op de onderstreepte zin mensen of distributielijst (people or distrution list).

6. Kies hier de naam van de persoon naar wie je het bericht wilt sturen door middel van Typ Naam of selecteer uit de lijst (Type Name or Select from the list).

7. Klik vervolgens op OK en op Volgende (Next).

8. In de wat wil je met het bericht doen lijst (what do you want to do with the message list) kies je Antwoord met specifieke template (Reply using a specific template).

9. Klik in het onderste kaderstuk op de onderstreepte zin (a specific template).

10. In de Kijk In (Look In) lijst kies je User Templates in File System.

11. Klik vervolgens op Open en op Volgende (Next).

12. Geef een naam aan je regel.

13. Klik tenslotte op Finish en OK.

Je kunt deze stappen voor al je standaardberichten herhalen.

!!!! Vergeet ook niet om nog een standaardbericht in te stellen voor alle andere personen die je tijdens deze periode zullen contacteren. Dit kan gemakkelijk door middel van de afwezigheidsassistent.

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments