Heldere offertes vormen de basis van een succesvolle samenwerking

Heldere offertes vormen de basis van een succesvolle samenwerking Artikel
631

Offertes maken vergt tijd. Ze beschrijven de prijs waartegen een dienst of product aangeboden wordt en zijn een cruciale stap in het commerciële proces. Niet alleen overtuigen ze de klant om samen aan de slag te gaan, ze vormen ook de basis voor de verdere samenwerking.

 

Voorbereiding bepaalt de kracht van je offerte

Alvorens je aan het rekenen gaat, is een goed inzicht in wat je opdrachtgever wenst cruciaal. Neem de tijd om te gaan samenzitten en overloop de opdracht. Zeker als het om een ‘koude prospect’ of potentiële klant gaat die je nog niet persoonlijk kent, is een dergelijk voorbereidend gesprek noodzakelijk. Neem notities en durf door te vragen als iets niet duidelijk is. Zo krijg je een helder zicht op zijn behoeften en de oplossingen die jij kan bieden.

Stel een heldere tekst op

Een transparante offerte vermeldt een aantal wettelijke elementen:

  • datum
  • offertenummer
  • volledige contactgegevens
  • gegevens van de opdrachtgever
  • geldigheidsduur van de offerte
  • algemene voorwaarden
Daarnaast beschrijft de offerte de opdracht en je eigen werkzaamheden. Doe dit in een aantal zinnen of een opsomming. Vermeld een prijs per deelaspect van de uit te voeren taken. Zo kan je aangeven hoe je totale prijs is opgebouwd (bv. product-, uur- of projectprijs). Dit bevordert de transparantie en versterkt de vertrouwensrelatie met je klant.
 

Maak een strategische prijsberekening

De prijs die je hanteert, hangt af van een aantal factoren:

  • Werk je voor een groot of klein bedrijf?
  • Hoe graag wil je het contract binnenhalen?
  • Bied je exclusieve diensten of producten aan die elders niet of moeilijk te vinden zijn?
Ga altijd uit van een prijs die de opdracht voor jou rendabel maakt. Je hoeft niet steeds de goedkoopste te zijn, hoewel dit in bepaalde sectoren uiteraard een rol speelt in de leverancierskeuze.

Wellicht zijn er bij het berekenen van de totaalprijs een aantal elementen die je (nog) niet kan inschatten. Vermeld ook deze in je offerte. Maak correcte afspraken onder de vorm van een post ‘onvoorziene kosten’ waarbij je alvast een raming maakt. Het gaat bijvoorbeeld om reisonkosten of extra logistieke kosten. Verzeker de opdrachtgever ervan dat je vooraf zal afstemmen als je de raming dreigt te overschrijden, zo geef je hem controle over zijn uitgaven.

Verstuur je offerte met een begeleidende boodschap


Laat niet te veel tijd tussen het voorbereidende gesprek en het overhandigen van je offerte. Bedrijven contacteren meestal verschillende leveranciers, dus als je snel reageert, heb je een streepje voor.

Als je je offerte doorstuurt via e-mail, zorg dan voor een nette pdf-file. Zo is je lay-out finaal en kan ook niets aan de inhoud gewijzigd worden. Verstuur de offerte samen met een persoonlijk bericht waarin je de belangrijkste argumenten herhaalt die jou tot de beste keuze voor de opdracht maken.

Als assistant maak je misschien offertes, maar krijg je er zeker ook regelmatig. Lees daarom zeker ‘Tips voor een succesvolle offerte’ voor extra aanwijzingen over efficiënte offertes en hoe ze te interpreteren.

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments