Het projectdossier als succesfactor binnen projectmanagement

Het projectdossier als succesfactor binnen projectmanagement Artikel
0

Organisaties werken steeds vaker projectmatig. Zowel voor de planning als de uitvoering van projecten...

Organisaties werken steeds vaker projectmatig. Zowel voor de planning als de uitvoering van projecten, krijg je een berg informatie te verwerken die je best op een gestructureerde wijze verzamelt en actueel houdt. Het projectdossier biedt je een helder overzicht. 

 

Het projectdossier structureert je project van bij de start

Aan de hand van een projectdossier creëer je een overzichtelijke structuur die je achteraf veel tijd en werk bespaart. Het is een ‘levend’ document dat steeds compleet, actueel en toegankelijk moet zijn voor alle betrokkenen. Het wordt constant geraadpleegd, aangevuld en uitgebreid, en moet dus zowel overzichtelijk als flexibel zijn. 
 

Houd je aan de projectopdracht

De projectopdracht is de basis van je projectdossier. Opdrachtgever en projectleider onderschrijven samen de projectopdracht die alle vereisten en nuttige informatie bevat om het project te plannen. Denk hierbij aan contactpersonen, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, deadlines, afspraken … 
 

De planningsdocumenten bieden je een houvast tijdens de planningsfase

  • Het structuurplan verduidelijkt hoe het project is opgezet en bepaalt de diverse fasen. 
  • Uit het projectstructuurplan ontwikkel je het prioriteitendiagram: een grafische voorstelling van de tijdsgebonden en logische samenhang tussen de verschillende taken. Zo visualiseer je de kritische processen die niet uitgesteld kunnen worden. 
  • Vervolgens maak je een Gantt-diagram op met mijlpalen:
    • 1. begin- en eindtijden van de afzonderlijke takenpakketten,
    • 2. spreiding van de tijd over kalenderweken, met vermelding van de mijlpalen.
  • Vóór de start van het project maak je een realistische raming van de projectkosten. Houd hierbij rekening met alle onkosten (reizen, catering, materiaal ...) maar ook met de personeelskosten van de projectmedewerkers. Documenteer vervolgens alle gemaakte onkosten in het projectkostenplan. 

Tijdens de projectuitvoering is opvolging cruciaal

  • Maak projectverslagen op basis van een vast model zodat je alle aantekeningen op dezelfde wijze kan opbouwen en verzamelen. 
  • Stel daarnaast weekrapporten op die aan de basis liggen voor de projectstatusrapporten die de projectleider aan de opdrachtgever bezorgt. 
 

Kies je voor een papieren of digitaal projectdossier?

In principe zijn papieren projectdossiers hetzelfde als hun digitale opvolgers. Maar het elektronische projectdossier biedt extra voordelen: 
  • één actuele versie die door alle betrokkenen geraadpleegd kan worden,
  • wijzigingen en updates worden à la minute doorgevoerd, 
  • je bespaart op afdrukkosten en hoeft niets te klasseren.  
Vanuit hun kerncompetenties zijn assistants erg vaardig in het definiëren en bijhouden van projectdossiers. Maar hun rol gaat vaak nog verder.
 

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments