Hoe laatkomers op een vergadering vermijden?

Hoe laatkomers op een vergadering vermijden? Artikel
1914

Je mag nog zoveel moeite stoppen in de voorbereiding van je vergadering, er zullen altijd laatkomers zijn die de pret vergallen.

Je mag nog zoveel moeite stoppen in de voorbereiding van je vergadering met het oog op een geslaagde presentatie, en de vergadering mag dan wel op tijd beginnen en eindigen (je kan hiervoor zelfs een assistant aanduiden om de tijd in het oog te houden), er zullen altijd laatkomers zijn die de pret vergallen. Een wekker die niet is afgegaan, autopech, een monsterfile, de gps die het mis had, een onvindbare vergaderzaal ... Hoe kan je laatkomers sensibiliseren over op tijd komen en respect voor anderen (die wel op tijd zijn aangekomen)? Aangezien te laat komen vaak een gewoonte wordt bij sommigen, hebben we hier enkele tips verzameld om laatkomers te vermijden.

Laat de vergadering op een optimaal tijdstip beginnen

Om potentiële laatkomers te vermijden, kies je best een optimaal tijdstip om de vergadering te laten beginnen. Eventuele verplaatsingsmoeilijkheden (staking van de NMBS, betogingen, panne van de metro) kunnen ook roet in het eten gooien als je te vroeg begint.

Met een ideaal tijdstip krijgt elke deelnemer de tijd om zich goed voor te bereiden – niet alleen om in vorm te zijn, maar ook om gemotiveerd en enthousiast aan de vergadering te beginnen. De deelnemers zullen met een fris en wakker hoofd frisse en creatieve ideeën aandragen. Dat heeft alleen maar voordelen voor de goede werking van je groep of organisatie.

's Ochtends laat je een vergadering in functie van je uurrooster het best rond 9.30 uur beginnen. In de namiddag is omstreeks 14 uur dan weer perfect.

Neem de aanwezigen apart

Bepaalde laatkomers kampen met problemen die ze niet noodzakelijk willen delen met hun collega's. Jij bent de organisator van de vergadering, de manager of de projectleider. Het is dus jouw taak om je medewerkers een luisterend oor te bieden.

Neem aan het eind van de vergadering een moment voor een gesprek onder vier ogen, zodat ze hun moeilijkheden en de reden waarom ze herhaaldelijk te laat komen kunnen toelichten. Samen kunnen jullie een gepaste oplossing vinden. Onthoud dat je begrip kunt opbrengen én tegelijkertijd kordaat kunt zijn. Je moet het te laat komen niet aanvaarden, maar voorkomen.

Onderstreep het belang van de vergadering

Het is belangrijk om iedereen er systematisch aan te herinneren dat elk onderdeel van een vergadering cruciaal is voor de goede werking van de groep of organisatie. Alle details die worden vermeld, mogen niet zomaar door de aanwezigen in de wind worden geslagen. Daarom wordt ook iemand aangeduid om zwart op wit te noteren wat gezegd wordt: de beroemde notulen van de vergadering.

Laatkomers moeten begrijpen dat elke laattijdige aankomst gevolgen heeft voor het vlotte verloop van de vergadering en dat dit henzelf schade berokkent. Patrick Cauvin legt uit: "Te laat komen is een teken van een nonchalante mentaliteit, op tijd komen getuigt van een sterke mentaliteit”.

Een vergadering wordt georganiseerd met een precies doel voor ogen. Het is tijdens zo’n gelegenheid dat de belangrijke beslissingen worden genomen en de strategieën worden uitgestippeld. Je kunt nog een stapje verder gaan door met je vuist op tafel te slaan en te zeggen dat hun argumenten over de besproken onderwerpen niet meer van tel zijn als de beslissingen zonder hen worden genomen omdat ze te laat zijn. Echt jammer, want een vergadering moet een ontmoeting zijn die gericht is op samenwerking!

In dit geval moeten de laatkomers gewoon de rest volgen en aanvaarden wat de meerderheid heeft besloten, ook al bevalt dit hen niet. Laatkomers hebben ook een achterstand tegenover de andere deelnemers. Daardoor is het voor hen moeilijker om zich in de context in te leven. Opdat ze beseffen wat de impact is van die paar gemiste minuten, leg je best niet opnieuw uit wat al gezegd is.

Geef de (potentiële) laatkomer een belangrijke taak

Heeft iemand nog steeds de noodzaak niet begrepen om tijdig op een vergadering aan te komen? Dan is het moment aangebroken om die persoon op zijn verantwoordelijkheid te wijzen en een taak te geven die belangrijk is voor het vlotte verloop van de vergadering. Door die keuze zal de aangeduide persoon zich meer betrokken voelen bij het gebeuren.

Zoektocht naar een vergaderzaal

Dit is een cruciale taak. Omschrijf wat je nodig hebt, zo zal de persoon de juiste locatie vinden voor het voorziene aantal deelnemers. Opgelet, denk eraan het budget of ten minste een prijsvork op te geven om tijdverlies en misverstanden te voorkomen.

Logistiek

Als je de dingen liever rustig zelf aanpakt, kun je ook enkel het materiaal door iemand laten regelen. Maak een lijst van de nodige uitrusting: overheadprojector, internetverbinding, videoconferentie, geluidsinstallatie enz. En vergeet de extraatjes niet: flesjes water, versnaperingen, cocktails enz.

Notulen

De verantwoordelijke voor het verslag van de vergadering moet van begin tot eind aandachtig opletten. Het is diens taak om alles te noteren in een verslag, dat door de andere aanwezigen zal worden gelezen en naar de afwezigen zal worden verstuurd. Met het belang en de omvang van deze opdracht in het achterhoofd zal deze persoon zijn uiterste best doen om op tijd te komen.

Hoe een systematische laatkomer op vergaderingen aanpakken?

Er zijn drie mogelijkheden:

Op het schuldgevoel inspelen

Je hoeft niet meteen bruut te worden, maar iemand die drie keer na elkaar te laat komt op een vergadering, moet na een tijdje begrijpen dat zijn/haar gebrek aan ernst de samenwerking echt schaadt en storend is voor de rest van het team. Geef de herhaaldelijke laatkomer bijvoorbeeld voor het begin van de vergadering een ironische opmerking (maar blijf correct). En eindig met: "Ziezo, het belangrijkste is gezegd, we kunnen aan de bijkomstige onderwerpen beginnen!"

Klassiek maar efficiënt: kort herinneren aan op tijd komen

Het idee is om, zodra iedereen aanwezig is, het geplande tijdstip van het begin van de vergadering te herhalen. Dit zal een belletje doen rinkelen bij de aanwezigen.

Je onverschillig opstellen

Negeer eenvoudigweg de medewerker die systematisch te laat komt. Dit zal misschien een impact hebben op zijn of haar trots en een schokeffect veroorzaken.

Hoe ga jij om met dit soort situaties? Laat het ons weten!

OVER DE AUTEUR

Bird Office

Bird Office

Bird Office is de dienst die bedrijven toelaat om gemakkelijk inspirerende zalen en locaties te reserveren om optimaal te werken. Vergaderzalen, conferentiezalen, seminarieruimtes of IT zalen, alles wat u nodig heeft voor uw evenementen is beschikbaar op onze website! U kunt nu in real-time een zaal boeken alsook de cateringdiensten (ontbijt, lunch, ...).

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments