Hoe stel je een goede agenda op van je vergadering

Hoe stel je een goede agenda op van je vergadering Artikel
3656

Iedere professional weet dat een geslaagde vergadering begint met een heel duidelijke en afgebakende agenda. Als je komaf wilt maken met ellenlange vergaderingen die maar al te vaak gelijkstaan met tijdverlies en geldverspilling, begint alles bij een goede agenda die nauwlettend wordt gevolgd.

Een gedetailleerd plan van hoe de vergadering zal verlopen, vertelt de deelnemers welke onderwerpen er zullen worden behandeld en welke resultaten er worden verwacht. Bereid je een vergadering voor en hoop je daar positieve resultaten uit te halen voor je bedrijf? Volg dan onze tips voor een goede agenda.

Een agenda, wat is dat precies?

Laten we beginnen bij het begin en even stilstaan bij wat een agenda juist is. Zoals eerder gezegd, is het een document waarop punt per punt wordt samengevat wat er tijdens de vergadering zal worden besproken en wie deelneemt. Dat is echter niet alles, want hij vermeldt ook wat de directie verwacht van de deelnemers. Kortom: de doelstellingen en de redenen voor de vergadering.

Hoe stel je een goede agenda op?

Aangezien de agenda het fundament is van een geslaagde vergadering, mag hij niet te lichtzinnig worden opgesteld.

Vraag de mening van de belangrijkste deelnemers

Weet dat hoe meer je je medewerkers er van bij het begin bij betrekt, hoe meer ze geneigd zullen zijn om de vergadering bij te wonen en deel te nemen. Daarvoor kun je een brainstorming organiseren of gewoon via e-mail de mening van iedereen vragen. Ze zullen dit teken van respect zeker weten te waarderen.

Geef de agenda een titel

Op het eerste gezicht lijkt dat misschien overbodig, maar een titel die aanspreekt, zal de deelnemers motiveren om de vergadering bij te wonen. Schrijf hem vetgedrukt en in blokletters om de aandacht te trekken en het belang ervan te benadrukken.

Een duidelijke en beknopte kop

Welk type vergadering het ook is (eerste werkvergadering, commerciële vergadering, personeelsvergadering…), deze informatie mag zeker niet ontbreken:

  • De datum van de vergadering
  • Het tijdstip van begin en einde

In het algemeen hebben alle vergaderingen één probleem: de planning wordt niet gerespecteerd. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat ze geen al te beste reputatie hebben. Dus wat de reden ook is (niet iedereen is er al, probleem met het materiaal...), waak erover dat je vergadering op het geplande tijdstip begint en eindigt, uit respect voor de deelnemers (je speciale sprekers kunnen daarna nog andere vergaderingen hebben).

  • De plaats van de vergadering. Als die buitenshuis plaatsvindt, is het nuttig het adres erbij te vermelden, en ook hoe je er kunt geraken.
  • De deelnemerslijst: namen, voornamen, functies en rollen tijdens de vergadering.
  • De speciale genodigden, als die er zijn: spreker, externe deelnemers enz.
  • Hoe lang elke deelnemer het woord zal nemen.
  • De pauzemomenten: neem beter geregeld kleine pauzes dan één enkele pauze van een uur.

De doelstellingen definiëren

Leg in enkele duidelijke en beknopte zinnen de grote lijnen van je vergadering uit (je hoeft niet uitgebreid op het onderwerp in te gaan, want de thema's worden in detail opgesomd in een andere rubriek) en de resultaten die je verwacht. Deze rubriek komt net na de koptekst, met een welbepaalde subkop (bijvoorbeeld: doelstellingen, verwachte resultaten...) bij voorkeur vetgedrukt. Zo wordt hij zeker opgemerkt.

De thema's definiëren

Na de doelstellingen komen de te bespreken onderwerpen. Zorg net zoals hierboven eerst voor een goede ondertitel (bijvoorbeeld 'planning' vetgedrukt) en som elk thema op, met daarbij telkens de volgende informatie:

  • De tijd die aan elk onderwerp zal worden besteed: tijdstip van begin en einde, duur van de eventuele vragenronde. Gebruik gerust een chronometer, een timer of een zandloper om te vermijden dat de discussie uitloopt.
  • De deelnemers. Voorzie voor externe deelnemers één onderwerp per genodigde, zodat ze hun tussenkomst zo goed mogelijk kunnen organiseren.
  • Hoe lang elke deelnemer het woord zal nemen, om een gevoel van partijdigheid te vermijden.

Het is belangrijk te verduidelijken dat delicate en lange onderwerpen eerst zullen worden behandeld, want bij het begin van de vergadering is de aandacht van iedere deelnemer het grootst.

Voorzie extra tijd aan het einde van de vergadering

Voorzie een beetje tijd om de onderwerpen te bespreken die werden aangesneden, en om samen te vatten wat er tijdens de vergadering werd gezegd.

Wanneer en hoe moet je de agenda versturen?

Controleer voor je de agenda naar alle deelnemers verstuurt of er geen spelfouten in staan en of hij voldoende duidelijk is voor iedereen (geen afkortingen, geen telegramstijl...). Het gaat om jouw imago, zowel binnen het bedrijf als daarbuiten (als je externe deelnemers hebt uitgenodigd).

Het juiste moment om de agenda te versturen

Om alle deelnemers de tijd te geven om de vergadering voor te bereiden (zeker wie moet spreken), verplicht de wet de agenda drie dagen op voorhand te verspreiden (samen met de convocatie), ook als die termijn een feestdag bevat of in een weekend valt.
Voor externe deelnemers is het aanbevolen om toch wat meer tijd te voorzien, zodat ze op de dag zelf aanwezig kunnen zijn.

De verschillende manieren om een agenda te versturen

Het spreekt voor zich dat gewoon een briefje ophangen in de lokalen van het bedrijf niet de beste manier is om een agenda te verspreiden (al kun je natuurlijk wel een kopie van de agenda ophangen om de werknemers die niet aan de vergadering deelnemen, toch te informeren).

Om de agenda aan alle betrokkenen te bezorgen, heb je een aantal mogelijkheden:

  • interne post
  • persoonlijke overhandiging aan elke deelnemer, met een handtekening ter bevestiging van ontvangst
  • via de post naar het thuisadres van de deelnemers, ofwel via de gewone post, ofwel aangetekend
  • via fax of e-mail naar elke deelnemer.

Heb je nog andere tips en tricks ? Deel jouw ervaring met alle leden van We Assist You!

OVER DE AUTEUR

Bird Office

Bird Office

Bird Office is de dienst die bedrijven toelaat om gemakkelijk inspirerende zalen en locaties te reserveren om optimaal te werken. Vergaderzalen, conferentiezalen, seminarieruimtes of IT zalen, alles wat u nodig heeft voor uw evenementen is beschikbaar op onze website! U kunt nu in real-time een zaal boeken alsook de cateringdiensten (ontbijt, lunch, ...).

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments