Hoe vergelijk je verschillende offertes?

Hoe vergelijk je verschillende offertes? Artikel
1096

Hoe kies je de beste leverancier op basis van verschillende offertes? Zo ga je te werk.

Voor je een budget opmaakt, zal je wellicht eerst offertes opvragen bij verschillende leveranciers. Zo kan je niet alleen reële prijzen aftoetsen aan je budget, maar ook de prijzen, producten en diensten van diverse leveranciers met elkaar vergelijken. Alleen is dat in de praktijk vaak moeilijker dan het lijkt, al is het maar omdat een prijs niet alles zegt. We geven je enkele tips om verschillende offertes te vergelijken zonder iets over het hoofd te zien.

 

1. Omschrijf de opdracht in detail

Een duidelijke offerte begint bij een heldere beschrijving van de opdracht. Wil je bijvoorbeeld een nieuwe website laten ontwikkelen, geef dan details over het aantal pagina’s of rubrieken, verschillende taalversies, de functionaliteiten (misschien wil je bijvoorbeeld video’s integreren of een zoekfunctie). Hoe meer informatie je in de briefing meegeeft, hoe beter de leverancier een realistisch en gedetailleerd prijsvoorstel kan formuleren. 

 

2. Zorg voor voldoende vergelijkingspunten

Al ben je meteen enthousiast over de eerste offerte die je in handen krijgt, het is altijd goed om meerdere prijsvoorstellen op te vragen. Over het algemeen is een drietal offertes voldoende. Je kan er altijd meer vragen, maar weet dat het je dan ook meer tijd zal kosten om ze te vergelijken. Het is dus iets efficiënter om alvast een voorselectie te maken van een drie- à viertal leveranciers.  

 

3. Neem je tijd

Het is makkelijker gezegd dan gedaan, maar als het enigszins kan, begin je het best zo vroeg mogelijk met het selecteren van leveranciers en het opvragen van offertes. Zo heb je voldoende tijd om zo veel mogelijk informatie in te winnen. Leg alle prijsvoorstellen vervolgens naast elkaar en neem alles grondig in overweging.

 

4. Laat niet enkel de prijs doorwegen 

Door alle leveranciers dezelfde projectomschrijving te bezorgen, kan je ervoor zorgen dat je vergelijkbare offertes ontvangt. Staar je echter niet blind op de prijs, maar laat ook andere criteria doorwegen in je beslissing. Denk maar aan de kwaliteit van de service of het product, de zekerheid dat men die binnen de vooropgestelde termijn zal leveren, de opvolging in het geval van een defect of (technische) problemen,… Het komt erop aan om een goede balans te vinden tussen al die aspecten.

 

5. Informeer je grondig

Als je voor het eerst met een leverancier samenwerkt, is het vaak moeilijker om de kwaliteit van diens service of producten in te schatten. In dat geval kan je voorbeelden of referenties opvragen of werken met een (betaalde) proefopdracht of pitch (bijvoorbeeld voor vertalers, copywriters of grafisch ontwerpers). Daarnaast kan je veel afleiden uit de kwaliteit van de offerte en uit de service die je kreeg bij de behandeling van je prijsvraag. Ook de ervaringen van anderen kunnen je vaak wijzer maken. Ken je collega’s of kennissen die met een bepaalde leverancier hebben gewerkt, waren zij tevreden over de samenwerking? Als je al die info naast elkaar legt, krijg je meteen een veel beter zicht op de service die je mag verwachten. 

 

6. Vraag eventueel een tweede offerte

In principe zal een leverancier je steeds zijn beste prijs bezorgen. Toch kan het nuttig zijn om – eens je van iedereen offertes hebt ontvangen – opnieuw bij een bepaalde leverancier te gaan aankloppen. Niet zozeer om het onderste kan te halen, maar wel om grote prijsverschillen even af te toetsen. Misschien ontbrak er toch iets in je omschrijving of was die niet helemaal duidelijk voor de leverancier? In dat geval zou het kunnen dat je toch nog een interessanter prijsvoorstel krijgt.

 

7. Wat doe je met voorschotten?

Gaat het om een grote opdracht, dan vermelden bedrijven soms een voorschot op hun offerte. Dat is niet zo ongewoon, maar het is dan extra belangrijk om goede afspraken te maken en die op papier te zetten. Probeer af te spreken dat je in verschillende fases betaalt en dat je tussentijds de kans krijgt om het werk te evalueren en bij te sturen. Zo vermijd je onaangename verrassingen.

 

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments