In vijf stappen naar een betere digitalisering

In vijf stappen naar een betere digitalisering Artikel
0

Digitalisering kan jouw organisatie flink vooruithelpen. Je kan hier een sleutelrol spelen. Onderstaand stappenplan helpt je op weg naar een digitale verbeterslag.

Stap 1: bewustwording van jouw sleutelrol

Je bent een spilfiguur en overziet vanuit een strategische positie de noden van de directie, van de medewerkers, van partners en van klanten. Een digitale verbeterslag is nooit een doel op zich, maar een middel tot betere dienstverlening, tot innovatie en tot kostenbesparing, dankzij meer efficiëntie en foutreductie. Jouw advies op het gebied van digitalisering is goud waard. Wat kan je doen om processen en systemen te optimaliseren?

Stap 2: zet wensen op een rij

Welke digitale werkprocessen kunnen de interne werkprocessen optimaliseren? Vraag aan collega’s om mee te denken. Praat niet alleen met de medewerkers, maar ook met de directie van het bedrijf. Ga ook eens na bij andere assistants hoe zij constructief de zaken aanpakken.

En welke automatisering kan de verbondenheid met externe partijen (klanten, leveranciers en partners, zoals accountants bijvoorbeeld) verbeteren? Ook hier kan je door middel van een enquête of persoonlijke gesprekken veel te weten komen.

Stap 3: inventarisatie van bestaande functionaliteiten en problemen

Stel de huidige systemen in vraag. Zijn ze nog zinvol en nuttig? Vaak is digitalisering een goede zaak, maar soms is het ook beter om de dingen te laten zoals ze zijn.

Kunnen sommige processen, systemen of structuren weggelaten worden? Soms verliezen we veel tijd door irrelevante gewoontes in stand te houden, zoals bijvoorbeeld maandelijkse bila’s of uitgebreide notulen, die toch niemand leest.

Stap 4: stel jezelf de volgende vragen

Wat wil je bereiken met digitaal werken? Wie zijn de eindgebruikers? In de analyse van deze vragen liggen de meeste antwoorden.

Zijn jouw systemen plaats-onafhankelijk? De toekomst ligt in co-creatie en samenwerken op afstand, waar en wanneer je wil, met altijd de juiste bestanden bij de hand. Werken jouw systemen op desktops, laptops, tablets en smartphones? Kunnen data op een gebruiksvriendelijke manier gedeeld worden?

Heb je afspraken gemaakt over veiligheid van gegevens, beheer van vertrouwelijke data en archivering van documenten? Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer de softwareleverancier stopt? Wie is eigenaar van de data?

Stap 5: aan de slag!

Digitalisatie gaat over verwerken, opslaan en delen. Laat je goed adviseren bij de aanschaf van nieuwe software. Schakel indien nodig de hulp van experts in.

Zorg dat je zelf de systemen door en door kent. De kans is groot dat een ICT-afdeling de installatie komt doen, maar op inhoudelijke vragen hebben zij geen antwoord. Jij weet beter dan wie ook waarom systemen aangepast worden en kan elke gebruiker begeleiden naar een doeltreffende werkwijze.

Heb jij hieromtrent nog tip en tricks? Deel ze met ons!

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments