Is die vergadering echt nodig?

Is die vergadering echt nodig? Artikel
1686

Productiviteit brengt zo zijn verplichtingen met zich mee, maar bedrijfsleiders staan steeds minder te popelen om vergaderingen te organiseren. Deze vormen niet alleen een zware belasting op de al overvolle agenda's van de deelnemers, ze werpen ook niet altijd vruchten af.

Er zijn weinig mensen die enthousiast worden van oeverloze discussies en de hoge kosten die vergaderingen met zich meebrengen. De vraag is bijgevolg: moeten we nog wel vergaderingen organiseren? Ze hebben inderdaad een boel nadelen, maar we mogen toch ook de vele voordelen niet vergeten. Het komt erop aan die te (her)ontdekken.

De voordelen van vergaderingen nog even op een rijtje

Vergaderingen zijn een middel voor communicatie en strategisch management en dienen meerdere doelen:

  • nuttige of belangrijke informatie meedelen aan de betrokken personen;
  • kostbare informatie krijgen;
  • ideeën uitwerken in een brainstorming;
  • een probleem analyseren en een gepaste oplossing vinden;
  • een beslissing nemen.

Bovendien bevorderen vergaderingen het menselijke contact: ze verbeteren de samenhang binnen het team en stimuleren de betrokkenheid van de werknemers. Dat is een essentieel element voor hun engagement en hun medewerking aan het bedrijfsleven.

Zijn vergaderingen onontbeerlijk?

Absoluut. Het maakt niet uit wat we erover te zeggen hebben, het is een zakelijk gebruik waar we niet aan voorbij kunnen. Vergaderingen zijn nodig voor de goede werking van de organisatie en dragen bij tot de ontwikkeling ervan. Ze mogen alleen geen routine worden.

Heb je de gewoonte om iedere maandagochtend te vergaderen met je team? Tenzij die vergadering een duidelijk doel dient (bijvoorbeeld de stand van zaken van een project bespreken), is het misschien beter van die praktijk af te stappen. Een vergadering is immers maar efficiënt als ze aan een reële behoefte beantwoordt.

Met andere woorden, als je op een probleem stoot dat met een simpel telefoontje of mailtje op te lossen valt, heeft een vergadering weinig zin.

Maar waarom worden ze dan met de vinger gewezen?

Om de eenvoudige reden dat ze niet altijd iets opleveren. Hoe zou het ook anders kunnen wanneer sommige deelnemers elkaar voortdurend vliegen proberen af te vangen, terwijl anderen met hun smartphone zitten te spelen of half in slaap liggen? Een vergadering blijkt vaak ook puur tijdverlies wanneer er steeds maar van het onderwerp wordt afgeweken...

Het is door die struikelblokken dat bedrijfsleiders noch werknemers staan te springen om naar een vergadering te gaan. Ze remmen de vergadering af (wat heel slecht is als je weet dat tijd geld is en vooral als de vergaderzaal per uur wordt betaald) en beïnvloeden rechtstreeks de efficiëntie ervan.

De waarheid is dat de kwaliteit van een vergadering van een aantal parameters afhangt. Als ze slecht wordt geleid of onvoldoende werd voorbereid, als ze te lang duurt of niet op het juiste moment plaatsvindt, is het duidelijk dat de verhoopte resultaten zullen uitblijven.

Op welk moment moet je een vergadering dan organiseren?

Een vergadering is nodig wanneer:

  • er meerdere personen betrokken zijn bij het onderwerp van de vergadering;
  • er meerdere personen over de nodige vaardigheden en expertise beschikken;
  • één persoon alleen niet de beslissing kan nemen (zonder dat die aangevochten kan worden).

Hoeveel deelnemers mogen er zijn?

Algemeen gesproken is het niet aan te raden te veel mensen tegelijk samen te brengen, want hoe meer deelnemers, hoe meer de efficiëntie erbij inboet. Het aantal deelnemers kan echter groter of kleiner zijn, naargelang het type vergadering:

  • voor een vergadering waarop beslissingen moeten worden genomen, nodig je beter alleen de eigenlijke besluitvormers uit. Je hoeft in dat geval de pro's en contra's van de verschillende opties niet meer af te wegen. Het gaat erom dat er een keuze moet worden gemaakt;
  • voor een brainstormingsessie kunt je de regel van twee pizza's van Amazon-oprichter Jeff Bezos toepassen: als twee pizza's niet volstaan om alle deelnemers aan je vergadering te eten te geven, is er te veel volk.

Voor een communicatievergadering zijn er dan weer geen beperkingen. Wat in dat geval telt, is voldoende ruimte om alle deelnemers te ontvangen (dat is nogal wiedes), dat de ruimte voldoende aangenaam is en dat ze aan de veiligheidsnormen voldoet.

Alle criteria zijn vervuld: wat nu?

De organisator van de vergadering moet ze plannen en het volgende doen:

  • het thema en het doel van de vergadering duidelijk vastleggen;
  • het profiel en het aantal deelnemers bepalen;
  • de uitnodigingen versturen, met de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering: de uitnodigingen verzenden moet enkele dagen op voorhand gebeuren (voor een interne vergadering) of enkele weken op voorhand (voor een vergadering waarop externen worden uitgenodigd, zoals leveranciers, partners of klanten);
  • een duidelijk plan opstellen met de te bespreken punten;
  • een planning opstellen met precieze tijdstippen (begin- en eindduur, koffiepauze...);
  • indien nodig de visuele ondersteuningsmiddelen voorbereiden.

Maar in de eerste plaats moet je je afvragen of je voldoende budget hebt. Als de kosten om de vergadering te organiseren te hoog zijn, overweeg je beter een eenvoudiger en rendabeler alternatief.

Zo zou je de vergadering in het bedrijf zelf kunnen organiseren als je een zaal hebt die groot genoeg is voor alle deelnemers. Of in plaats van naar een andere stad of een ander land te trekken, zou je er een videoconferentie van kunnen maken.

Wat meer over vergaderingen op afstand

Deze vergadervorm biedt echt voordelen op het vlak van tijd en kostprijs, maar er is een uitstekende internetverbinding voor nodig, een speciale software of een krachtig videoconferentiesysteem.

Nog een laatste tip

Voor een geslaagde vergadering en om problemen tijdens de vergadering te vermijden, mag je niet vergeten een leider aan te duiden. Deze laatste moet ervoor zorgen dat alle genodigden deelnemen aan de discussie en dat de spreektijd eerlijk verdeeld wordt. Hij of zij is ook de persoon die als het erop aankomt de knopen doorhakt.

Bron: Bird Office

OVER DE AUTEUR

Bird Office

Bird Office

Bird Office is de dienst die bedrijven toelaat om gemakkelijk inspirerende zalen en locaties te reserveren om optimaal te werken. Vergaderzalen, conferentiezalen, seminarieruimtes of IT zalen, alles wat u nodig heeft voor uw evenementen is beschikbaar op onze website! U kunt nu in real-time een zaal boeken alsook de cateringdiensten (ontbijt, lunch, ...).

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments