Kan een e-mail de brief vervangen?

Kan een e-mail de brief vervangen? Artikel
0

E-mail is dan wel wijdverspreid, toch rijst regelmatig de vraag of hij altijd rechtsgeldig is en de brief kan vervangen.

Het elektronisch mailverkeer heeft de gewone brief verdrongen en is een van de meest gebruikte communicatiemiddelen. Ook in het handelsrecht worden offertes, overeenkomsten en facturen steeds vaker per mail verzonden en aanvaard. Maar heeft e-mail voldoende bewijskracht? Of kies je beter voor een brief?  
 

Evolutie van de wetgeving rond communicatiemiddelen

Het Burgerlijk Wetboek werd in 2000 uitgebreid met artikel 2281 dat de regelgeving aanpastte aan  nieuwe communicatievormen. Zo werd buiten e-mail ook ruimte gelaten voor bv. sms en voice mail.
Sinds deze wetsaanpassing kan een kennisgeving die in principe schriftelijk dient te gebeuren ook per elektronische post of via een ander telecommunicatiemiddel, op voorwaarde dat bewezen kan worden dat de geadresseerde het bericht effectief heeft ontvangen.
 

Een e-mail wordt beschouwd als een gewoon onderhands geschrift

In de praktijk aanvaarden rechtbanken e-mailberichten doorgaans als bewijsstukken, waarbij volgende aspecten in vraag kunnen worden gesteld:  
1.     de bewijswaarde van de e-mail zelf,
2.     of en wanneer een e-mail ontvangen geacht is.
Indien niet bewezen kan worden dat een mail ontvangen is, spreken we over ‘onvolkomen’ bewijsmiddelen. De e-mail wordt dan hoogstens als een vermoeden en/of een begin van schriftelijk bewijs beschouwd, en dient aangevuld te worden met andere bewijsmiddelen of getuigenissen.
 
Handig hierbij is dat het verzendrapport en ontvangstbewijs of de leesbevestiging van een e-mail, bewijzen of vermoedens zijn dat een e-mail effectief verzonden en ontvangen werd. Let wel, de overlast aan e-mails die deze toepasing met zich meebrengt, maakt dat deze toepassing weinig wordt gebruikt. Onze tip: gebruik antwoorden op mails waardoor je de historiek van je berichtgeving bevestigt en houd je belangrijkste verzendingsberichten bij.
 

Is een (digitale) handtekening verplicht?

Het handelsrecht laat de totstandkoming van contracten langs elektronische weg toe. Een origineel en handgeschreven handtekening is niet meer vereist tenzij de geadresseerde hierom uitdrukkelijk verzoekt binnen een redelijke termijn. Onze tip: e-mails verhogen hun wettelijke bewijskracht als de verzender een elektronische handtekening gebruikt, bv. via de elektronische identiteitskaart.
 

Het communiceren van je e-mailadres impliceert aanvaarding van e-mailcommunicatie

Bij het afsluiten van contracten in het handelsverkeer kunnen naast de gebruikelijke coördinaten van de partijen ook de e-mailadressen worden bijgevoegd. Onze tip: indien beide partijen uitdrukkelijk aangeven dat een e-mailadres gebruikt kan worden voor elektronische post, vermijd je een mogelijke discussie omtrent een foutief of ander e-mailadres.
 

De wettelijke opgelegde vormvereiste van specifieke rechtshandelingen

Voor specifieke rechtshandelingen is de vormvereiste wettelijk vastgelegd. Hier mag je niet van afwijken! Dat is bijvoorbeeld zo voor een aangetekende brief of een authentieke akte. Indien niet aan de vormvereiste is voldaan, wordt deze rechtshandeling als nietig en dus ook onbestaande beschouwd. De opzegging van een handelshuur of ondertekening van arbeidsreglement ... doe je dus steeds schriftelijk. Onze tip: in geval van twijfel over de juiste vormvereisten, vraag je best aan je juridisch adviseur om raad over de aangewezen communicatievorm.
 
E-mail heeft dan wel heel wat functionaliteiten van de brief overgenomen en is uiterst handig in gebruik, toch vallen brieven meer dan ooit op en blijven ook zij van deze tijd. Ontdek in onze rubriek voorbeeldbrieven en templates een waaier aan voorbeelden van standaardbrieven voor diverse doeleinden.

 
 

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments