Optimaal communiceren via e-mail

Optimaal communiceren via e-mail Artikel
0

E-mailen opstellen als een professional

E-mail is ondertussen volledig in het bedrijfsleven ingeburgerd. De vraag is nu hoe je er zo correct mogelijk gebruik van kan maken. 10 tips om je daarbij te helpen : 

1. E-mail is een snel communicatiemiddel.

Is een mail voor jou bestemd? Beantwoord deze als het kan binnen de 48uur. Hoort een e-mail bij iemand anders thuis? Forward het dan zo snel mogelijk naar de correcte bestemmeling. Plaats de afzender hierbij in CC, zodat hij weet dat zijn mailtje behandeld wordt.

2. Hou het neutraal en sober.

Teveel opmaak is niet altijd bevorderend voor de duidelijkheid, zeker niet via e-mail. Bovendien mailt niet iedereen met hetzelfde programma, waardoor jouw e-mail niet altijd zal toekomen zoals het verzonden is.

3. Laat het onderwerp spreken.

Vul de onderwerpregel altijd kort maar duidelijk in. Zo kan de ontvanger snel begrijpen waarover het gaat. Bovendien is het dan veel gemakkelijker om de juiste e-mail terug te vinden als dat nodig is.

4. Gun jouw ontvangers wat privacy.

Gebruik voor een lange lijst ontvangers altijd het BCC veld. Zo deel je niet je volledige adreslijst aan iedereen mee.

5. Wees zuining met attachments.

Vervang indien mogelijk een attachment door een link naar de online versie. Vermeld in jouw mailtje ook altijd wat de attachments precies zijn. Controleer bij het verzenden van een e-mail ook altijd of een attachment wel degelijk bij de mail gevoegd is. Dit vergeten komt behoorlijk nonchalant over.

6. E-mail met de juiste stijl.

Hou de inhoud kort en to-the-point. Schrijffouten zijn ook bij e-mails onvergeeflijk. Lees dus altijd even na! Sluit af met een duidelijke handtekening.

7. Zakelijke e-mails zijn brieven.

Het verzenden van een zakelijke e-mail vereist evenveel aandacht als een officiële brief. Gebruik dan ook de juiste aanspreking, een formele toon en een sobere opmaak.

8. Urgentie is zeldzaam.

Probeer de urgentiemarkering enkel in de dringendste gevallen te gebruiken. Zo garandeer je dat ze ook werkelijk als dringend behandeld zullen worden.

9. Hou zaken gescheiden.

E-mails die teveel onderwerpen in één keer behandelen zijn onoverzichtelijk, en worden veel trager beantwoord. Hou het simpel, en bundel enkel de onderwerpen die echt relevant zijn.

10. Zet de juiste mensen in CC.

CC kan je gebruiken om duidelijk te maken dat jouw bericht uitgaat van verschillende personen. Het is ook handig om betrokkenen op de hoogte te houden, en de kans te geven mee te converseren. Doe dit met mate. Hoe meer e-mails je iemand stuurt, hoe minder intensief ze gelezen zullen worden.

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments