Paperless werken? Zo doe je dat slim en efficiënt.

Paperless werken? Zo doe je dat slim en efficiënt. Artikel
0

Met dit stappenplan creëer je een papierarm kantoor en bespaar je een hoop tijd en energie.

 

In 8 stappen naar een papierarm kantoor

Laptops, smartphones en tablets … we hebben alles in huis om papierloos te werken. Toch lukt dat niet altijd. Nochtans werk je zonder papier groener, sneller en efficiënter. En bespaar je aanzienlijk op je kantooruitgaven: een gemiddelde kantoorwerker print al gauw 34 velletjes per dag. Met dit stappenplan ligt een papiervrije werkomgeving binnen ieders bereik.

Papierarm werken

  • Maak mensen bewust. Monitor het papiergebruik per persoon: traceer wie wat afdrukt. Stuur een maandelijkse rapport naar alle collega’s en vraag hen de komende tijd extra op hun printgedrag te letten.
  • Verminder het aantal printers.
  • Vraag aan je bank en leveranciers om facturen, uittreksels en mededelingen digitaal te ontvangen. 
  • Ga digitaal. Spreek met je manager af dat je voortaan alle documenten digitaal aanmaakt, bewaart en verzendt - ook officiële documenten en facturen. Door alles te digitaliseren kun je bovendien meer automatismen in je werking inbouwen én documenten gemakkelijker terug vinden en delen.
  • Ban de handtekeningen. Zorg ervoor dat je intern alvast geen fysieke handtekeningen meer nodig hebt. En overweeg om voor externe identificatie-validering te werken met een digitaal tekenplatform (DTP of e-signingplatform).  Dat zet documenten om naar tekenklare pdf’s, die je vervolgens ondertekent met behulp van je elektronische identiteitskaart (eID) en  je pincode.

Papiervrij vergaderen

Digitale notulen maken bespaart jou ontzettend veel tijd én je kunt jouw teksten heel gemakkelijk delen via SharePoint. Toch vinden laptop of tablet vaak hun weg niet naar de vergaderruimte. Luisteren, praten én tegelijkertijd typen is dan ook moeilijker dan tegelijkertijd schrijven. Met deze tips ga je vlotter digitaal notuleren.

  • Schrijven op je iPad. Met de Jot Script Evernote Edition-stylus voor iOS notuleer je net als met pen en papier. Alleen worden je notulen meteen op je derde generatie iPad, je iPad Mini of iPhone 4S opgeslagen. Je hebt er alleen een app zoals GoodNotes 4, Noteshelf of Penultimate voor nodig die je handgeschreven notities of schetsen op je scherm laat maken en die dan opslaat.
  • Vergaderdocumenten digitaal delen. In plaats van de notulen van de vorige vergadering of presentaties uit te printen, vraag je deelnemers ze digitaal te consulteren – voor, na of zelfs tijdens de vergadering. Reproduceer interne documenten op online notebooks zoals Google Docs of Evernote.   
  • Vlotter digitaal notuleren. Maak voor je vergadert al een Word-document op en noteer alles wat je vooraf al kunt invullen (namen van de aanwezigen, agendapunten, …). Maak ook al aparte pagina’s aan met tabellen voor de actiepunten, besluiten en dergelijke. Zo hoef je maar van het ene document naar het andere te switchen om alles meteen op de correcte plaats te noteren.

Veel succes!
Andere artikels die je ook kunnen interesseren:

Tips voor een vlekkeloos digitaal archief
Tien tips voor een groener kantoor
8 tools om efficiënter te vergaderen en notuleren
Hoe notuleren?

 

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments