PivotTables, de basis (3): creëer zelf een PivotTable of draaitabel

PivotTables, de basis (3): creëer zelf een PivotTable of draaitabel Artikel
0

In PivotTables, de basis (1): wat is een PivotTable of draaitabel? las je wat een draaitabel is, terwijl je in (2): wat zijn je brongegevens? meer vernam over de datasets die je wilt analyseren. Hierna gaan we effectief aan de slag en kan je zelf je draaitabel creëren.

Creëer je eigen draaitabel

Om een PivotTable te creëren selecteer je een willekeurige cel in je tabel. Klik vervolgens klik op Insert / Invoegen – PivotTable / Draaitabel.

Onderstaand venster verschijnt waarbij we duidelijk zien dat onze PivotTable zal gebaseerd zijn op onze tabel die we de naam Personeel gegeven hebben. Ook al zijn er andere opties aanwezig in dit scherm, klik gewoon op OK.

Excel creëert een nieuw werkblad, waarop plaats voorzien is om de PivotTable samen te stellen (A2:C20). Rechts worden de PivotTable velden getoond; dit zijn alle velden van je tabel. Als je een cel selecteert die niet binnen het PivotTable-gebied ligt, zal de lijst met velden verborgen worden. Door terug in de PivotTable te klikken zal de lijst opnieuw verschijnen.

Weet dat een PivotTable uit 4 delen bestaat: Values, Rows, Columns en Filters

1. Values / Waarden

Values is het belangrijkste veld. Het wordt enkel gebruikt om berekeningen te maken. Bij tekstvelden zal automatisch het aantal berekend worden, bij numerieke velden zal de som of het aantal berekend worden, afhankelijk van het feit of er blanco cellen in die kolom staan.

Als we het veld Achternaam naar deze sectie slepen dan krijgen we dit resultaat:

Je kan ook meer dan een veld in deze sectie plaatsen. Als we het salaris, de leeftijd en het aantal dienstjaren ook in de Values sectie plaatsen, krijgen we dit resultaat:

Het is uiteraard zinloos om de som van de leeftijden of de dienstjaren te berekenen. Deze berekening kan dan ook aangepast worden. De gemakkelijkste manier is door op het getal (of op de titel) rechts te klikken en te kiezen voor Summarize By / Samenvatten als.

In deze screenshot wordt het hoogste salaris berekend:

Door op de titel (cel B3) te klikken kan ook de naam gewijzigd worden:

Als we dit ook toepassen op de andere kolommen, krijgen we volgend resultaat:

Als je een veld niet meer nodig hebt, sleep je het vanuit deze sectie terug naar de lijst met de velden.

2. Rows / Rijen + Columns / Kolommen

De secties Rows en Columns worden gebruikt om alle verschillende waarden van een veld te tonen. Bij Rows worden deze waarden op verschillende rijen geplaatst, dus verticaal; bij Columns worden deze waarden in verschillende kolommen geplaatst, dus horizontaal.

Aangezien het gemakkelijker is om verticaal te scrollen wordt het veld waarvan je de meest verschillende waarden hebt bij de Rowssectie geplaatst.

In onderstaand voorbeeld staan de departementen in de Rowssectie, het geslacht in de Columnssectie.

Zoals je merkt heeft dit niet veel zin als je geen berekening maakt. We voegen dus de achternaam opnieuw toe aan de Values en wijzigen de titel (cel A3) in # Personen en krijgen de PivotTabel die we initieel voor ogen hadden:

Net zoals bij de values kan je trouwens ook in deze secties meerdere velden plaatsen.

3. Filters

De laatste sectie wordt gebruikt om de gegevens te filteren. Op dit moment zien we voor elke afdeling en voor elk geslacht het aantal personen. Maar het zou interessant kunnen zijn om enkel de personen te zien met minder dan 5 jaar dienst.

We slepen het veld # Dienstjaren naar de Filterssectie. Op deze manier krijg je in cel B1 een keuzelijst waar je ofwel 1 jaar kan selecteren, ofwel kan je de optie Select Multiple Items selecteren om meerdere jaren te selecteren.

Indien je meerdere waarden selecteert zal Excel altijd de waarde Multiple Items in deze cel tonen.

Opgelet: Als je gegevens in je tabel wijzigt zal een PivotTable niet automatisch bijgewerkt worden. Je dient dit zelf te doen door rechts te klikken binnen de PivotTable en vervolgens de optie Refresh / Gegevens vernieuwen aan te klikken.

Voila! Met deze basiskennis van PivotTables kan je de meest gebruikte PivotTables maken. Uiteraard zijn er nog andere nuttige toepassingen, maar met deze basisvaardigheden kan je al volop experimenteren, met de geruststelling dat je vanuit een PivotTable NOOIT gegevens in je tabel zal wijzigen.

Bron: Xylos

Lees ook:

PivotTables, de basis (1): wat is een PivotTable of draaitabel?

PivotTables, de basis (2): wat zijn je brongegevens?

OVER DE AUTEUR

OASE by Xylos

OASE by Xylos

Xylos is marktleider op het vlak van eindgebruikersopleidingen. De afgelopen 30 jaar hebben wij meer dan 450.000 kenniswerkers opgeleid in grote en kleine bedrijven. Xylos heeft recent voor de 8ste keer op rij het Qfor kwaliteitsstatuut behaald, deze keer zelfs met een maximumscore. OASE is het online videoplatform van ICT-dienstenbedrijf Xylos. Het platform richt zich op bijscholing van de meest frequente Office-toepassingen. Op het platform vind je meer dan 1000 korte video’s terug, die gemaakt zijn door experts en maandelijkse webinars.

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments