PivotTables, de basis (5): genereer de gewenste sub- en eindtotalen

PivotTables, de basis (5): genereer de gewenste sub- en eindtotalen Artikel
0

In PivotTables, de basis (1): wat is een PivotTable of draaitabel? las je wat een draaitabel is, terwijl je in (2): wat zijn je brongegevens? meer vernam over de datasets die je wilt analyseren. In (3): creëer zelf een PivotTable leerde je zelf een draaitabel op te zetten en in (4) kies voor een sterke lay-out zag je hoe de juiste lay-out te kiezen. In dit laatste artikel lichten we toe hoe je tot de gewenste sub- en eindtotalen komt.

Inleiding

We werken verder op de PivotTable in compacte lay-out uit artikel (4). Om een duidelijke screenshot te kunnen maken, werden de rijen 20 t.e.m. 78 verborgen:

We zien 4 kleuren:

  • Geel: het subtotaal per vestiging
  • Groen: het subtotaal per geslacht (per vestiging)
  • Rood: het eindtotaal per rij
  • Zwart: het eindtotaal per kolom

1. Subtotalen

Subtotalen zijn nuttig, maar door de extra getallen maken ze de draaitabel drukker, en dus minder efficiënt. Om alle subtotalen te verwijderen, klik je op Design / Ontwerp – Subtotals / Subtotalen – Do not show subtotals / Subtotalen niet weergeven. Je zal merken dat ALLE subtotalen verborgen worden.

Op dezelfde manier kan je via de opties Show all subtotals at bottom of group / Alle subtotalen onder de groep weergeven en Show all subtotals at top of group / Alle subtotalen boven de groep weergeven de subtotalen weer activeren. Als je voor de tabular layout / tabelweergave gekozen hebt, kunnen de subtotalen enkel onderaan getoond worden, zelfs als je aanduidt dat je ze graag bovenaan zou willen zien.

Via het menu kan je dus ofwel geen enkel subtotaal, ofwel alle subtotalen tonen; er is geen middenweg. Die kan nochtans ook nuttig zijn. Zo wil je misschien wel de subtotalen per geslacht zien, maar niet de subtotalen per vestiging (of vice versa).

Als we in onze PivotTable enkel de subtotalen van de geslachten willen zien, kunnen we rechts klikken op het woord Man of Vrouw en vervolgens definiëren dat we dit subtotaal wel dan niet willen zien:

Zoals je in het resultaat ziet, zullen er enkel voor de geslachten subtotalen getoond worden.

Als je niet alle subtotalen wilt zien en je vrij veel rijlabels hebt, ga dan zo efficiënt mogelijk te werk. Als je 10 rijlabels hebt en je wilt van slechts 2 rijlabels de totalen zien, zet dan eerst alle subtotalen uit om vervolgens enkel voor deze 2 rijlabels de subtotalen te activeren. Anders zou je 7 keer - één voor één - het rijlabel moeten uitzetten. Het laatste rijlabel kan geen subtotaal bevatten, vandaar 7 keer in plaats van 8 keer.

2. Eindtotalen

De eindtotalen kan je kiezen via Design / Ontwerp – Grand Totals / Totalen. Zoals je in voorgaande screenshot kon zien, zijn er 4 opties:

  • Off for Rows and Columns / Uit voor rijen en kolommen (geen rood en geen zwart);
  • On for Rows and Columns / Aan voor rijen en kolommen (rood en zwart);
  • On for Rows only / Aan alleen voor rijen (enkel rood);
  • On for Columns only / Aan alleen voor kolommen (enkel zwart).

Bron: Xylos 

PivotTables, de basis (1): wat is een PivotTable of draaitabel?

PivotTables, de basis (2): wat zijn je brongegevens?

PivotTables, de basis (3): creëer zelf een PivotTable of draaitabel

PivotTables, de basis (4): kies voor een sterke lay-out

OVER DE AUTEUR

OASE by Xylos

OASE by Xylos

Xylos is marktleider op het vlak van eindgebruikersopleidingen. De afgelopen 30 jaar hebben wij meer dan 450.000 kenniswerkers opgeleid in grote en kleine bedrijven. Xylos heeft recent voor de 8ste keer op rij het Qfor kwaliteitsstatuut behaald, deze keer zelfs met een maximumscore. OASE is het online videoplatform van ICT-dienstenbedrijf Xylos. Het platform richt zich op bijscholing van de meest frequente Office-toepassingen. Op het platform vind je meer dan 1000 korte video’s terug, die gemaakt zijn door experts en maandelijkse webinars.

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments