Projectbeheer: hoe zorg je ervoor dat je het budget niet overschrijdt?

Projectbeheer: hoe zorg je ervoor dat je het budget niet overschrijdt? Artikel
1303

Behoren project- en budgetbeheer tot je taken op het werk? Zo maak je van je project een succes zonder het budget te overschrijden.

Behoren project- en budgetbeheer tot je taken op het werk? Dan hoeven we je niet te vertellen dat het niet altijd makkelijk is om je aan je budget te houden. Onverwachte kosten, leveranciers die in regie werken, plotse prijsverhogingen,… ze kunnen ervoor zorgen dat de eindafrekening uiteindelijk hoger uitvalt dan voorzien. Deze tips helpen je om van je project een succes te maken, zonder het vooropgestelde budget te overschrijden. 

 

Maak een realistische raming

Alweer iets dat makkelijker gezegd is dan gedaan, zeker als je moet starten vanaf nul. Gelukkig heb je in de meeste gevallen een basis om op terug te vallen, zoals een budgetraming voor een gelijkaardig project. Let wel op dat je de bedragen niet blindelings overneemt. Zelfs als je werkt met dezelfde leveranciers, kunnen prijzen namelijk veranderen. 

 

Hou dus zeker rekening met

 

  • Prijsverhogingen of –indexeringen. Sommige leveranciers indexeren om de zoveel tijd hun prijzen met een vast percentage, andere partners rekenden de vorige keer misschien een speciaal tarief aan vanwege een specifieke (ruil)afspraak, of hebben een andere reden om deze keer wat meer te rekenen.
  • Onvoorziene omstandigheden: Je kosten een klein beetje overschatten is altijd beter dan omgekeerd. Zeker als het gaat om een groot project waarvoor je een beroep doet op verschillende leveranciers, is de kans groot dat er onverwachte kosten opduiken. Van drukwerk dat duurder uitvalt dan verwacht, tot een taxidienst die je last minute toch moet inschakelen: wees erop voorbereid…
  • De grootste kostenposten. Vraag offertes op voor de kosten die het zwaarst zullen doorwegen en probeer eventueel een volumekorting te krijgen. Zorg er ook voor dat je leveranciers de te leveren diensten en producten zo gedetailleerd mogelijk omschrijven. Zo voorkom je onaangename verrassingen.

 

Hou de reële kosten bij in een handig overzicht

Eens je budget is opgemaakt, is het een kwestie van alle kosten en facturen nauwgezet bij te houden in een handig overzicht. Stel dat niet te lang uit, maar voorzien bijvoorbeeld tweewekelijks een vast moment om je budget te updaten. Zo heb je op elk moment een zicht op de kostenstatus en kan je - indien nodig - snel ingrijpen. Zo’n gedetailleerd overzicht vormt bovendien de ideale basis voor toekomstige projectbudgetten. 

 

Vermijd werken ‘in regie’

Leveranciers en partners zoals reclamebureaus, (web)designers, consultants, maar ook sommige bouwfirma’s werken geregeld ‘in regie’. Dat betekent dat ze de tijd die ze aan een opdracht besteden met een bepaald uurtarief doorrekenen aan hun klanten. Daardoor weet je als klant niet altijd welke eindafrekening je mag verwachten. Probeer daarom een vaste projectprijs te onderhandelen of spreek een maximale tijdsbesteding af. Lukt dat niet, vraag dan op vaste momenten een update van het aantal gepresteerde uren. Dat geeft je een houvast voor je budget en enige controle over de tijdsbesteding van je leveranciers. 

 

Hou je aan de deadlines

Budgetbeheer en timemanagement zijn nauw met elkaar verbonden. Hoe langer een project aansleept, hoe groter de kans dat ook allerlei kosten beginnen op te lopen. Denk maar aan drukwerk dat moet worden aangepast, kortingen die maar tot een bepaalde datum geldig zijn, tarieven die intussen opslaan, annuleringskosten, … 
Probeer je collega’s en je manager hierop te wijzen en hou je zo veel mogelijk aan de vooropgestelde deadlines. 

 

Heb jij nog andere nuttige tips? Reageer op het artikel!

 

 

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments