Slechte gewoontes te vermijden tijdens een vergadering

Slechte gewoontes te vermijden tijdens een vergadering Artikel
0

Je kent het vast wel: Filip zit tijdens de vergaderingen te tikken, te scrollen en te swipen op zijn iPhone, Julie en Sonia gaan altijd naast elkaar zitten om met elkaar te babbelen in plaats van naar de spreker te luisteren.

Hoewel bepaalde gewoontes of gedragingen onopgemerkt kunnen blijven in het dagelijkse leven, worden ze meestal niet getolereerd in een professioneel kader. Het getuigt niet alleen van weinig respect, het is ook storend waardoor de anderen zich moeilijk kunnen concentreren. Deze slechte gewoontes zijn weliswaar zelden opzettelijk. We stellen voor om die vervelende gewoontes even te overlopen om iedereen hiervan bewust te maken.

Met legen handen aankomen

Heb je eraan gedacht om notities te maken tijdens de vergadering? Het is niet omdat er al iemand aangewezen is om het verslag te schrijven dat je dat niet meer hoeft te doen. Je kunt onmogelijk alle informatie onthouden, tenzij de vergadering maar 5 minuten duurt natuurlijk. Als je zonder laptop of zonder blocnote naar de vergaderzaal komt, geef je de indruk dat je niet geïnteresseerd bent in de agendapunten of dat je je niet betrokken voelt.

Het gesprek monopoliseren

Een vergadering is een gelegenheid om te communiceren en van gedachten te wisselen. Aangezien de duur van een vergadering beperkt is, is het belangrijk om jouw gesprekstijd te beperken (“straight to the point”) zodat ook de anderen aan het gesprek kunnen deelnemen en hun mening kunnen uiten. Het feit dat iemand het gesprek monopoliseert, zegt trouwens veel over die persoon: het wijst vaak op een gebrek aan vertrouwen of op de behoefte om alles te controleren.

Een spreker onderbreken

Iemand onderbreken wordt als onbeleefd beschouwd. De spreker neemt niet het woord om de aandacht te trekken. Zijn bedoeling is om nuttige of belangrijke informatie te delen met iedereen. Als je hem onderbreekt, raakt hij de draad van zijn gedachtegang kwijt. Als je iets (relevants) te zeggen hebt, maar bang bent dat je het later zult vergeten, noteer dan jouw opmerkingen of vragen en wacht tot de spreker zijn presentatie heeft afgerond of een discussie voorstelt. Neem tegelijkertijd de gelegenheid om actief naar hem te luisteren, zelfs als je het niet met hem eens bent. Steek in dat geval je hand op om het woord te vragen.

Met een collega babbelen

Als je wordt uitgenodigd om een vergadering bij te wonen, wil dat logischerwijze zeggen dat jouw aanwezigheid toch belangrijk is. Kan je niet wachten om tegen jouw collega te vertellen hoe het weekend met de familie aan zee is geweest of wil je klagen over het onuitstaanbare gedrag van jouw buren? Wacht tot het einde van de vergadering, of nog beter, tot de lunchpauze (dan heb je meer dan tijd genoeg om alle details uit de doeken te doen).

Aanhoudend geeuwen

Niemand zal je verwijten als je één of twee keer geeuwt tijdens de vergadering. Maar herhaaldelijk geeuwen geeft niet alleen blijk van een gebrek aan opvoeding, je brengt bovendien een sterke non-verbale boodschap over: je laat de spreker duidelijk merken dat zijn woorden je niet interesseren. Als je het geeuwen echt niet kunt onderdrukken, adem dan in door de neus en adem vervolgens uit door de mond. Je kunt ook een glas water drinken (dat verfrist het lichaam en onderdrukt het geeuwen).

Eten

Probeer niet te eten tijdens een zakelijke vergadering, tenzij het een werklunch is. Eten tijdens een vergadering kan (zeer) slecht geïnterpreteerd worden, vooral als je geluid maakt of met je mond vol praat. Je kunt echter wel koffie of thee drinken, maar maak dan geen lawaai met de lepel (door bijvoorbeeld gedurende 2 minuten te roeren) en ruim je mug op na de vergadering.

In sommige bedrijven wordt eten tijdens een vergadering niet als ongepast beschouwd. Kies in dat geval jouw snacks zorgvuldig uit zodat je de mensen rondom je niet ergert. Zeker van de lijst schrappen: chips (en gelijkaardige producten), noten, knapperige groenten en fruit en alles wat geluid maakt. Vermijd ook voedingsmiddelen die sterk ruiken zoals vis of camembert. Kies eerder voor smoothies (op voorwaarde dat je ze niet met een rietje drinkt), yoghurt of muffins (let op voor de kruimels).

Nerveuze gebaren

Zit je tijdens een vergadering zachtjes op je knieën te tikken? Zit je heen en weer te wiebelen op je stoel, of knak je met je vingers? Dat is heel storend voor jouw collega's en tegelijk geef je de indruk dat het onderwerp van de vergadering je totaal niet interesseert.

Het is anderzijds ook mogelijk dat die nerveuze tics een teken van stress en angst zijn. In dat geval moet je daar snel een oplossing voor vinden. Niet voor de anderen, maar voor jezelf. Trakteer jezelf op een paar massagesessies, volg yogalessen om je te leren ontspannen, praat erover met jouw arts en neem contact op met een psycholoog als de tics blijven duren. Door therapie te volgen, zal je het innerlijke onbehagen en het angstgevoel kunnen verlichten en genezen.

Met jouw smartphone spelen

Dat is logisch. Het is onmogelijk om zich op iets anders te concentreren als je tweets zit te versturen, als je de berichten op Facebook volgt of als je zit te sms'en met je partner. Erger nog, je maakt de mensen rondom je duidelijk dat je je verveelt.

Dit soort gedrag hoort niet thuis tijdens een vergadering. Is het echt nodig om nog eens te herhalen dat mobiele telefoons uitgezet moeten worden tijdens een vergadering, of desnoods in trilfunctie worden gezet om de collega’s niet te storen? En als je een dringende oproep ontvangt, wacht dan tot je buiten de vergaderzaal bent om op te nemen. Niemand hoeft jouw telefoongesprek te horen.

OVER DE AUTEUR

Bird Office

Bird Office

Bird Office is de dienst die bedrijven toelaat om gemakkelijk inspirerende zalen en locaties te reserveren om optimaal te werken. Vergaderzalen, conferentiezalen, seminarieruimtes of IT zalen, alles wat u nodig heeft voor uw evenementen is beschikbaar op onze website! U kunt nu in real-time een zaal boeken alsook de cateringdiensten (ontbijt, lunch, ...).

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments