Tips en tricks voor een probleemloze eindejaarsreceptie

Tips en tricks voor een probleemloze eindejaarsreceptie Artikel
0

Het is volop herfst: tijd om aan de eindejaarsreceptie te denken! Maar hoe begin je eraan... ? Als jij de partyplanner bent, zullen onderstaande tips je zeker helpen.

Wat is je budget? Welke formule kies je? Wie wordt uitgenodigd?

Organiseer je een eenvoudige borrel in het bedrijf, tijdens werkuren, met de collega’s? Of wordt het een groots feest op een externe locatie, met partners, klanten en zakenrelaties? Wordt het een walking diner, een dansfeest, een chic diner ... ? Alles begint met de vaststelling van het beschikbare budget.

Maak een gedetailleerde planning

Wanneer je duidelijkheid hebt over je budget en je weet voor welke aanpak je mag kiezen, kan je gaan plannen. Maak een retroplanning en reken terug in de tijd vanaf de datum van het event tot de dag van vandaag. Neem zoveel mogelijk stappen op in je planning, zoals bijvoorbeeld de ‘save the date’, het versturen van de uitnodigingen, het vastleggen van de catering enz. Leg je planning naast een checklist om niets over het hoofd te zien. Maak daarnaast ook een gedetailleerd rooster voor de dag zelf, van uur tot uur, met een duidelijke vermelding van de verantwoordelijkheden van elke betrokkene. Vergeet ook niet dat er heel wat te doen staat na het feestje, zoals schoonmaken, opruimen enz. Hoe beter je zaken van te voren regelt, hoe beter alles op rolletjes loopt.

Heb je externe hulp nodig?

Nu je in detail weet wat je te wachten staat, kan je bepalen of de organisatie van jouw eindejaarsreceptie je petje te boven gaat. Trek aan de bel als je extra hulp nodig hebt van een collega of eventueel van een professioneel eventbureau.

Werk je met een thema? Wat is de dresscode?

Nu wordt het echt leuk, want je mag de kleine bijzonderheden bepalen. Werk je met een thema, bepaalde kleuren, een dresscode? Zo ja, hoe ver drijf je dit door? Het mooiste is om een herkenbaar en uniform thema te hanteren, die terug te vinden is in alle elementen van het feest: de uitnodiging, de tafeldecoratie, de servetten enz.

Catering: laat niets aan het toeval over

Wij Belgen zijn Bourgondiërs. Niets is zo belangrijk als het eten en drinken op een feestje. Zo horen bubbels bij een eindejaarsreceptie. Is champagne te duur, dan is een lekkere cava of prosecco een prima alternatief. Denk ook eens aan hippe formules zoals een mobiele gin-tonic bar, een mosselbar of een foodtruck met fingerfood of Argentijnse empanadas.

Muziek op de achtergrond of luide disco? Wel of geen entertainment?

Muziek is essentieel. Kies je voor rustige loungemuziek op de achtergrond of is het de bedoeling dat er danspasje gemaakt wordt, eventueel met livemuziek? In dit geval kan je je collega’s van te voren vragen om hun favoriet dansnummer door te geven. Ambiance verzekerd!

Daarnaast kan je een leuke verrassing op touw zetten door een performer of goochelaar te laten komen.

Een paar niet te vergeten aspecten

Kleine dingen maken het verschil: sfeervolle verlichting is cruciaal voor een prettige atmosfeer;

een mooie decoratie met een gepast middenstuk maakt een tafel af. Wie zal een korte speech houden? Vergeet ook de vestiaire niet te organiseren. Het is hartje winter, iedereen komt met een jas of mantel. En waar vaak te laat aan gedacht wordt, is een fotograaf. Heb je daar geen budget voor, dan kan je een paar mensen aanwijzen om foto’s te nemen met hun mobiele telefoon.

Tot slot, altijd leuk: een cadeautje mee naar huis

Niets is zo leuk om thuis te komen met een klein geschenkje, in de vorm van een cadeaubon (online heel veel keuze), een fles champagne, een doos chocolade of iets anders. Denk er wel aan om het pakje op het einde uit te delen, anders moet iedereen het de hele avond vasthouden.

 

Heb jij hieromtrent nog ideeën, suggesties of tips? Deel ze met ons!

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments