Tips voor een vlekkeloos digitaal archief

Tips voor een vlekkeloos digitaal archief Artikel
0

Met deze tips benut je het volledige potentieel van een digitaal archief!

Zo wordt je digitaal archief een efficiënte tool

Is het managen van een overzichtelijk archief een van jouw kerntaken? In een vorig artikel kreeg je een handige stappenplan om een digitaal archief op te zetten. Met deze tips benut je het volledige potentieel van een digitaal archief.

Duurzame bestandsformaten

Zorg ervoor dat iedereen dezelfde bestandsformaten gebruikt voor het digitaal coderen van je documenten. Beperk hun aantal en kies voor formaten die nu én in de toekomst gemakkelijk geopend kunnen worden:

  • Tekstdocumenten: PDF/A, XML, Docx
  • Afbeeldingen: TIFF, JPEG, PNG, GIF
  • Email: XML, MSG
  • Geluid: PCM, WAVE, MP3

Toegankelijk archief

De meeste digitale documenten moet je snel en efficiënt kunnen opzoeken, raadplegen en versturen. Zorg er dus voor dat iedereen weet waar en hoe je een document bewaart:

  • Creëer een logische en gebruiksvriendelijke boomstructuur die iedereen kent en gebruikt.
  • Spreek intern af welke metadata (overkoepelende data) nodig zijn bij het archiveren van een document. Belangrijke metadata zijn de datum en tijdstip waarop het document werd aangemaakt, de auteur en inhoudelijke trefwoorden.
  • Bewaar alle documenten volgens een uniforme titelstructuur.
  • Maak een lijst met trefwoorden en metadata, en hou die wekelijks up-to-date.

Digitale Trash Day

Organiseer regelmatig een ‘digital trash day’ waarbij iedereen het digitaal archief opschoont.

  • Print met de gratis softwaretool van Directory list and Print pro de volledige boomstructuur van het archief af en geef iedereen er een kopie van.
  • Maak duidelijk wie voor welke folders verantwoordelijk is.
  • Beslis welke documenten je opslaat en welke niet.
  • Verwijder dubbele en oude bestanden of documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is.
  • Pas de boomstructuur – waar nodig - aan.
  • Zet documenten die zich op andere dragers (DVD, USB) of in andere programma’s (Outlook, Google docs, Evernote) bevinden, op de correcte plaats in het archief.
  • Signaleer welke bestandsformaten best geüpdatet worden en geef die lijst aan de ICT-verantwoordelijke.

Digitaal, digitaal, digitaal

Papieren documenten inscannen om ze daarna op te slaan in het digitaal archief? Waarom ze niet meteen in digitale vorm laten toekomen? Informeer je contacten dat je jouw facturen en brieven liefst via email ontvangt en vraag banken en leveranciers om uittreksels of correspondentie voortaan digitaal aan te leveren.

Digitale visitekaartjes

Met CamCard zet je ook visitekaartjes eenvoudig naar een digitaal bestand om. Je fotografeert het, de app leest de gegevens erop in, en slaat ze in je smartphone of tablet op. Vandaaruit stuur je ze naar collega’s door of sla je ze in pc-archief op.

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments