Versterk je branding dankzij een professionele digitale handtekening

Versterk je branding dankzij een professionele digitale handtekening Artikel
0

Organisaties met een sterk imago profileren zich steeds op dezelfde manier naar de buitenwereld. Zij maken alle communicatie-uitingen in dezelfde huisstijl op en creëren zo een professioneel en herkenbaar merk. E-mail etiquette maakt hier integraal deel van uit; een professionele handtekening versterkt je brand.
 
E-mail is een van de meest gebruikte communicatiemiddelen. Een professionele e-mailhandtekening is meer dan een elektronisch visitekaartje en biedt ook de kans aan het sales-, marketing- of HR-team om doelgerichte boodschappen te verspreiden.
 
Aan de hand van je elektronische handtekening kan je bijvoorbeeld commerciële acties onder de aandacht brengen, linken naar een nieuwe website of de focus leggen op een adresverandering, op gewijzigde openingsuren of het behalen van een bepaald certificaat.
 

Waar houd je best rekening mee als je je e-mailhandtekening opstelt?

  • Uniformiteit: zorg voor een consistent gebruik van je huisstijl. Een uniforme uitstraling qua lettertype en -grootte, opbouw en opmaak van de e-mails van alle medewerkers straalt professionalisme uit. Huldig het principe dat eenvoud siert, maar voeg doordacht extra boodschappen toe die relevant zijn voor je doelgroep.
     
  • Persoonlijke informatie: vermeld naast je volledige naam ook je functietitel en telefoonnummer.
     
  • Zakelijke gegevens: geef de firmanaam, het vestigingsadres, ondernemingsnummer en de website of social media kanalen die jouw bedrijf gebruikt.
     
  • Persoonlijke sociale media: vermeld enkel persoonlijke sociale media als je deze zakelijk gebruikt. Dit doe je voluit genoteerd of met het logo van Twitter, Facebook of LinkedIn als hyperlink.
     
  • Slogan: door je baseline te vermelden, versterk je je boodschap en trek je de aandacht naar jouw product of dienst.
     
  • Logo: een logo is niet noodzakelijk maar zorgt wel voor herkenbaarheid. Beperk de afmetingen en voeg het niet toe als een afbeelding, maar bij voorkeur als een link naar een afbeelding op jullie publieke server. Leg achter je logo een link naar je website.
     
  • Afbeelding: als je een afbeelding wilt gebruiken, maak deze dan zo klein mogelijk. Upload de afbeelding naar de server en maak gebruik van een absolute URL om de afbeelding weer te geven.
     
  • De ‘groene regel’: heel wat bedrijven sluiten hun e-mailhandtekening af met een verzoek in de trend van ‘Denk aan het milieu voordat u dit bericht print’.
     
  • Maak verschillende versies voor diverse contactgroepen in functie van de informatie die relevant is voor hen.
     
  • Gebruik je handtekening ook in je afwezigheidsassistent en update hem op je smartphone of bv. iPad.
     
  • Gebruik een juridische disclaimer voor de contacten bij wie het echt moet en doe het dan zo discreet mogelijk. De grote hoeveelheid tekst in een disclaimer leidt af van de inhoud van de e-mail. Vermijd de mededeling onderaan de e-mail dat het bericht is gecontroleerd op virussen. Voorbeelden van disclaimer vind je hier.
     
  • PS. De PS onder je naam trekt altijd aandacht. Vermeld er een interessant onderwerp in, zoals een nieuw product, aanbieding, beurs waar je aanwezig bent, onlangs gepubliceerd artikel over jouw activiteit, enz. Voeg er een link bij zodat de lezer direct kan doorklikken. 
Binnen ieder mailprogramma is het mogelijk een handtekening toe te voegen aan je mails. Doe dit voor alle werknemers op eenzelfde manier zodat je als bedrijf een professionele uitstraling hebt. Als je logo’s gebruikt, houd deze dan in omvang beperkt om je e-mailhandtekening niet te overladen.
 
Iedere assistant heeft een voorbeeldrol. Hoe ziet jouw e-mailhandtekening eruit?

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments