Vertrek gerust op vakantie: jouw checklist

Vertrek gerust op vakantie: jouw checklist Artikel
1042

Op vakantie vertrekken? Heerlijk. Zeker als je je werk gerust kunt achterlaten. Met deze checklist lukt het vast.

Als assistant heb je een drukke baan. En al is het tijdens de zomer misschien minder druk, toch lopen je taken en projecten gewoon door – ook tijdens je vakantie. Zorg voor een goede pre-vakantieplanning en draag waar nodig je werk aan je collega’s over. Met deze tips vertrek jij straks met een gerust hart op vakantie.

Mail

  • Kondig je vakantie tijdig aan.
    Noteer je vakantiedagen in de gezamenlijke agenda en vertel het je naaste collega’s. Kondig een paar weken van tevoren in elke mail je afwezigheid al aan. Voeg een vriendelijk zinnetje onder je mailbericht toe dat je klanten, leveranciers en collega’s informeert wanneer je met vakantie bent.
     
  • Ruim je mailbox leeg.
    Maak plaats in je mailbox zodat tijdens je verlof mails kunnen toekomen en je naderhand niet overweldigd wordt door een overvolle inbox. Check hoeveel megabyte er nog vrij is in je mailbox en verwijder oude en grote mails of bewaar ze op je harddisk.
     
  • Klasseer je toekomstige mails.
    Stel in Outlook regels per afzender of onderwerp in en maak een map aan waarin de belangrijkste mails terechtkomen. Laat mails van je manager automatisch naar je prioriteitenmap verhuizen en nieuwsbrieven in een mapje belanden dat je opent als je bijgewerkt bent. Een regel maak je zo: selecteer een mail, klik op je rechtermuisknop, kies regel maken en vink daarna ‘naar map verplaatsen’ aan. Blader dan om de juiste map te kiezen.
     
  • Zorg voor je out-of-office. Maak een out-of-office-reply aan, test hem met je collega uit en zet hem tijdig aan. Schrijf in je bericht wie je taken waarneemt en vermeld waar en wanneer hij/zij te bereiken is.

Werkplanning

  • Maak je agenda vrij.
    Annuleer in de gemeenschappelijke agenda je aanwezigheid op alle weerkerende meetings tijdens je vakantie. Bekijk welke vergaderingen je moet bijwonen en waarschuw de organisatoren tijdig over wie jouw plaats inneemt. Zorg dat die collega weet en inplant waar en wanneer ze je vervangt.
     
  • Maak een pre-vakantieplanning op.
    Hou (ideaal al enkele weken van te voren) rekening met je verlof in je planning. Bepaal je prioriteiten: welk werk moet echt nu gebeuren en wat kan blijven liggen tot wanneer je terug bent? Voorzie voldoende tijd om die zaken af te handelen en plan lege blokken in om onverwachte taken stressvrij op te vangen. Begin op tijd met afbouwen: neem een week voor je vakantie zo min mogelijk extra klussen erbij. Je bewijst er jezelf en je manager of collega’s geen dienst mee.
     
  • Delegeer tijdig en met verstand.
    Vertrouw je taken en lopende projecten aan je collega’s toe. Schrijf een overdrachtsdocument en spreek ruim van tevoren een rustige vergadering met je collega(’s) af. Noteer ook alvast een debriefing in jullie agenda. Vraag tijdens die meeting je collega feedback om overdrachten in de toekomst nog beter te laten verlopen.

Geef jezelf ademruimte

Zoveel mogelijk zelf afwerken voor je op vakantie vertrekt? Bouw rust in.

  • Vertrouw op je voicemail.
    Je hoeft niet meteen alles te laten vallen van zodra je gsm gaat. Laat je voicemail jouw berichten filteren. Veel oproepen kunnen wachten tot wanneer jij alweer een taak hebt afgevinkt.
     
  • Zet je out-of-office een dagje eerder aan.
    Wil je op je laatste werkdag echt ongestoord kunnen doorwerken? Ga - voor het oog van de buitenwereld - een dagje eerder met vakantie en zet alvast je out-of-office aan. Overleg dit wel even eerst met je manager en vertel hem dat hij of zij jou altijd mag storen.

Ontspannen op reis

Echt relaxen op reis? Maak duidelijke afspraken over je bereikbaarheid tijdens je vakantie. Moet je toch op de hoogte blijven van de belangrijkste mails? Doe dan een beroep op AwayFind.com. Die stuurt alleen de dringende mails naar een mailadres naar keuze door.

Geniet van je vakantie en kom vol hernieuwde energie terug.

Veel plezier!

 

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments