Vijf stappen om van elk project een succes te maken

Vijf stappen om van elk project een succes te maken Artikel
0

Projecten op het juiste spoor zetten en houden is een hele kunst. Ongeacht of het om grotere of kleinere projecten gaat, iedereen die in een organisatie werkt, heeft baat bij een beter inzicht in hoe projecten werken en geleid worden. Dat verhoogt hun slaagkansen en de betrokkenheid van alle projectmedewerkers. Hoe ga je aan de slag?
 

De bedrijfsvisie vormt het fundament van je project


De vraag om efficiënter te werken en kosten te besparen, weerklinkt vandaag luider dan ooit. Projectmanagement biedt hierbij zeker zijn voordelen, maar is niet zaligmakend. Projecten vormen immers ook een kost. Naast budgetten maak je medewerkers vrij om projecten te realiseren. Deze kunnen gedurende die tijd niet of slechts beperkt, elders worden ingezet. Om de vruchten van het project te kunnen plukken, is het dan ook essentieel om een duidelijke visie te formuleren, concrete en meetbare doelstellingen te bepalen en op basis van de haalbaarheid na te gaan of je echt een project wil opzetten.
 

De gestructureerde aanpak van het project bepaalt zijn succes

Van de eerste impuls, het idee, tot en met de realisatie van zijn doelstellingen, doorloopt een project verschillende fasen. Assistants zijn spilfiguren binnen het bedrijf. Zij nemen dan ook een belangrijke rol op in dit proces. Denk na welke rol jij, in functie van jouw vaardigheden en competenties, maar vooral jouw motivatie, wilt opnemen om bij te dragen aan het welslagen van het project. 

  1. In de informele fase ontstaat het eigenlijke idee. De impuls kan van buitenaf komen of is het resultaat van een bestaand probleem of een nieuwe behoefte binnen het bedrijf. Na de aanzet worden verdere ideeën en mogelijke werkmethoden verzameld via bijvoorbeeld brainstorming.
     
  2. Tijdens de definitiefase worden de verschillende domeinen van het project nauwkeuriger toegelicht:
    - Definieer het probleem dat je wil oplossen en het hieruit vloeiend bedrijfsvoordeel.
    - Bepaal volgens de SMART-principes welk doel je wenst te realiseren: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.
    - Ken de noodzakelijke middelen toe: becijfer hoeveel mensen en budgetten vereist zijn om het project te kunnen realiseren.
    - Stel het projectteam samen en bepaal de projectleider door de medewerkers met de juiste competenties, teamspirit en motivatie te kiezen.
    - Formuleer op basis van deze elementen de officiële projectopdracht.
     
  3. Ga vervolgens over tot de planningsfase. Werk ideeën en aanzetten in detail uit en leg afzonderlijke werkstappen en tussentijdse doelstellingen vast. Bepaal voor ieder deeldomein de respectieve verantwoordelijken en leg dit alles vast in een schriftelijk projectplan.
     
  4. In de uitvoeringsfase ga je over tot de realisatie van deze werkstappen. Continu overleg met de projectleiding maakt het mogelijk om een overzicht en de noodzakelijke controle te behouden. Werk samen met het team aan methoden om ook de deeldomeinen succesvol af te sluiten.
     
  5. Het project eindigt met de zogenaamde afsluitingsfase. Daarbij stel je een schriftelijk eindrapport op waarin je het geplande en het gerealiseerde doel vergelijkt: een maatstaf voor het succes van je project. Overleg samen met het team wat goed en minder goed werkte, zo verzamel je nuttige informatie voor volgende projecten.

Iedereen die in een organisatie werkt, wordt ooit geconfronteerd met werken in een projectteam. Lees ‘De vijf competenties van een succesvolle projectleider’ voor een beter inzicht in hoe de projectleider richting geeft aan de realisatie van het project.

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments