Wat als je het budget dreigt te overschrijden?

Wat als je het budget dreigt te overschrijden? Artikel
0

Je maakte een strakke planning en stelde een gedetailleerd budget op, maar op een bepaald moment dreigen de projectkosten het budget toch te overschrijden. Wat kan je doen om je budget opnieuw in de goede richting te sturen? En hoe kaart je de situatie aan bij je manager? Deze tips geven je een houvast.

Voorkomen dat je het budget overschrijdt

Alles begint bij een budget op basis van gedetailleerde offertes voor alle kostenposten en een goede projectplanning. Het is ook verstandig om altijd een buffer te voorzien door je kosten een klein beetje te overschatten. Toch kan het nog gebeuren dat die kosten hoger uitvallen dan voorzien, bijvoorbeeld omdat het project door onvoorziene omstandigheden langer aansleept. In dat geval heb je een aantal mogelijkheden.

Wat kan je doen als het toch gebeurt?

1. De kosten herverdelen

Is je budget voor één bepaalde kostenpost al ruim overschreden, dan kan je eventueel de kosten gaan herverdelen. Het komt erop neer dat je zal moeten besparen op andere uitgaven, bijvoorbeeld door met bestaande leveranciers te onderhandelen over een lagere prijs of nieuwe, goedkopere leveranciers te zoeken. Dat vraagt tijd, dus hou er rekening mee dat je de vooropgestelde deadline wellicht zal overschrijden.

2. De projectdoelstellingen aanpassen
Heb je geen tijd om op zoek te gaan naar goedkopere oplossingen, dan is het schrappen van bepaalde uitgaven een andere mogelijkheid. Dat heeft natuurlijk een impact op je project. Schrap je bijvoorbeeld in de cateringkosten voor een event, dan wordt een walking dinner eerder een receptie, gaat het om kosten voor een nieuwe website, dan moet je het misschien met een eenvoudiger ontwerp en minder functionaliteiten stellen.

3. Meer budget vragen

Is er een goede reden om over je budget heen te gaan en ben je er op tijd bij om bijkomende kosten te identificeren, dan kan je ook bij je manager gaan aankloppen voor meer budget. Bereid je gesprek goed voor, hou een update van je budget bij de hand en communiceer duidelijk over de impact van de budgetwijziging op het project.

Hoe bespreek je de situatie met je manager?

1. Trek op tijd aan de alarmbel

Wacht niet tot de kosten al zo hoog zijn opgelopen dat de situatie nog maar moeilijk recht te trekken is. Door geregeld je budget te updaten, kan je problemen snel identificeren en signaleren.

2. Wees eerlijk en constructief

Probeer geen zaken te verdoezelen maar speel open kaart: wat was je schatting en hoe komt het dat de kosten hoger uitvallen dan voorzien. Verlies ook geen tijd met het aanwijzen van een schuldige, maar focus op mogelijke oplossingen.

3. Leg de mogelijkheden op tafel

het zoeken naar oplossingen niet volledig aan je manager over, maar denk zelf na over manieren om de situatie recht te trekken. Laat zien dat je de touwtjes in handen houdt, ook als de omstandigheden niet honderd procent meezitten.

4. Maak duidelijke afspraken

Spreek met je manager duidelijke actiepunten af en bespreek hoe jullie de zaken voortaan zullen opvolgen. Misschien is het nuttig om wekelijks een budgetupdate door te sturen of een budgetbespreking te houden. Ga ook samen na waar er nog problemen kunnen opduiken en bespreek nu al hoe je die kan aanpakken.

Heb jij nog andere tips? Laat het ons zeker weten en reageer hieronder.

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments