Zes gouden tips voor budgetbeheer op het werk

Zes gouden tips voor budgetbeheer op het werk Artikel
0

Je hebt geen financiële achtergrond, maar bent wel verantwoordelijk voor het budgetbeheer? Dan komen deze tips en tools je zeker van pas.

Als office assistant, project assistant of sales assistant ben je mogelijk ook degene die waakt over het budget. Op elk moment moet je een overzicht hebben van de uitgaven en van het bedrag dat nog beschikbaar is. Maar hoe doe je dat op een efficiënte en overzichtelijke manier? We verzamelden enkele nuttige tips, handige sjablonen en slimme hulpmiddelen om het budget op een professionele manier te beheren.

1. Welke info moet je budget bevatten?

Een goed budget is overzichtelijk en bevat alle details die nuttig zijn voor jou en je manager of je team. Die gegevens variëren daarom naargelang het soort budget dat je bijhoudt – een budget voor kantoorbenodigdheden, voor een bepaald project, voor de marketing- of verkoopsafdeling – maar bepaalde componenten zijn altijd aanwezig. Een overzicht van de inkomsten (of het bedrag dat je kan besteden), de kosten, en het bedrag dat overblijft – of de winst - vormen de basis van je budget. Voorzie één kolom voor schattingen en één voor de reële uitgaven en inkomsten. Zo herken je snel onverwachte kostenposten en ontdek je waar je de volgende keer meer of juist minder budget moet voorzien. Tot slot moet je budget je snel een overzicht kunnen geven van de kosten en inkomsten op een bepaald moment. Hou dus goed bij voor welke uitgaven je al facturen hebt ontvangen en voorzie bijvoorbeeld een keer per week een uurtje voor een budgetupdate.

2. Vaste en variabele kosten

Maak een onderscheid tussen vaste kosten – bijvoorbeeld voor verzekeringen, de huur van de kantoorruimte, abonnementen op tijdschriften, enz. - en variabele kosten. Van die eerste hoef je weinig verrassingen te verwachten, de laatste kunnen soms hoger uitvallen dan je had verwacht. Een onderscheid maken kan je helpen die foutmarge iets beter in te schatten en te anticiperen op extra kosten.

3. Kies een overzicht dat voor jou werkt

Wil je manager maandelijks een gedetailleerde budgetupdate of is het vooral belangrijk dat je eindrekening klopt? Hoe je jouw budget precies opstelt – met een overzicht per maand, per trimester, per jaar of per project – kies je zelf. Zolang het maar handig en overzichtelijk is en je er snel de belangrijkste informatie uit kan halen.

4. Gebruik een bestaand sjabloon

Excel is een prima programma om een eenvoudig budget op te stellen en te beheren, ook als je weinig ervaring hebt met geavanceerde toepassingen. De Nederlandstalige Excel-templates van Microsoft zijn gericht op persoonlijk budgetbeheer, maar kan je eventueel ook aanpassen voor professioneel gebruik. Of gebruik onze budgettemplate gericht op de business.

5. Maak gebruik van handige budgettools

Heb je nood aan een iets geavanceerder budgetsysteem, dan kan je ook gebruikmaken van een van de vele budgettools die je online vindt. Het vraagt misschien iets meer tijd voor je ze echt onder de knie hebt, maar ze verkleinen wel het risico op fouten en ze bieden véél meer mogelijkheden. Voor de meeste professionele toepassingen moet je wel betalen. Overleg dus even met je manager of de aankoop van zo’n tool wel nuttig is… en hou je budget in de gaten.

6. Check geregeld met de boekhouding

Zeker als je voor het eerst een budget opmaakt, zijn er uitgaven die aan je aandacht ontsnappen. Check dus met de boekhouding of je niets over het hoofd hebt gezien. Misschien zijn er restaurant- of transportkosten waarvan je niet op de hoogte was, of worden bepaalde abonnementen automatisch verlengd zonder dat je ze incalculeerde.

 

Heb je toch nog twijfels of vragen over budgetbeheer? Vraag dan hulp aan een collega die ervaring heeft met cijfers en budgetten. Bij de boekhouding is er vast iemand die een halfuurtje voor je wil vrijmaken.

 

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments