Zet in 10 stappen een Shared Services Center op

Zet in 10 stappen een Shared Services Center op Artikel
0

Een Shared Services Center verzamelt expertise en verhoogt de efficiëntie binnen organisaties. Zet zo jouw SSC op.

Een Shared Services Center verzamelt expertise en verhoogt de efficiëntie binnen organisaties. Zet zo jouw SSC op. 
 
Shared Services Centers (SSC) zien vaak het licht bij een overname of fusie. Of als een bedrijf met meerdere entiteiten een sterke groei kent waar dubbel werk verricht wordt in verschillende administraties. Dankzij het SSC kan de organisatie en zijn operationele bedrijven de krachten bundelen, effectiviteit verhogen en kosten drukken.
 
Het gemeenschappelijk dienstencentrum biedt tal van voordelen op voorwaarde dat het SSC doordacht opgericht wordt. Deze 10 stappen bieden je alvast een leidraad.   
 
1.       Identificeer de gemeenschappelijke processen van de verschillende operationele bedrijven en bekijk welke gestandaardiseerd kunnen worden. Bepaal in functie hiervan je strategie en maak een concreet plan van aanpak.
 
2.       Verzamel deze processen en systemen in een nieuwe (semi-)autonome eenheid of Shared Services Center en maak er een aparte juridische entiteit van.
 
3.       Voorzie minstens een half jaar tot een jaar voor de concrete uitrol van dit SSC en laat het integratieproces leiden door een projectleider die niet de uiteindelijke operationele manager zal worden. Betrek zo veel mogelijk collega’s zodat zij het project mee ondersteunen.
 
4.       Voorzie de juiste mensen en middelen in het SSC opdat het met gepaste expertise en efficiëntie toegevoegde waarde en kwaliteit kan bieden. Geef deze deskundigen uit de operationele bedrijven een nieuw contract of detacheer hen naar het SSC. Als je niet over de juiste expertise beschikt binnen je organisatie, trek dan de geschikte talenten aan die beantwoorden aan de eisen van het SSC. 
 
5.       Geef het SSC voldoende autonomie en werkingsmiddelen om op lange termijn de meest kwalitatieve en innovatieve werkwijzen op te zetten.
 
6.       Maak formele en duidelijke afspraken tussen het SSC en de operationele bedrijven over de producten en/of diensten die het SSC zal leveren en de prijs die de bedrijven hiervoor zullen betalen. Stel bijvoorbeeld een dienstencatalogus op waarin alle diensten beschreven staan die het SSC kan leveren en evalueer deze lijst jaarlijks in functie van elkaars doelstellingen.
 
7.       Definieer een heldere resultaatsverbintenis op basis van service level agreements (SLA’s) en key performance indicators (KPI’s) die je systematisch opvolgt.
 
8.       Voorzie regelmatige overlegmomenten tussen directies, maar betrek ook de afdelingshoofden en dedicated collega’s in het overleg. Houd elkaar geïnformeerd over jullie visie, strategie en doelstellingen en stel waar nodig bij.
 
9.       Werk aan een gemeenschappelijke bedrijfscultuur met voldoende communicatiemomenten en (in)formele ontmoetingen tussen alle collega’s die samen een bedrijfsoverschrijdend doel nastreven. Zoom in op de voordelen van deze werkwijze en communiceer open en regelmatig via bijvoorbeeld een e-nieuwsbrief.
 
10.    Wees vastberaden, ook als het even wat tegen zit. Iedere verandering gaat gepaard met kleine mislukkingen of momenten van twijfel. Houd steeds de missie voor ogen en blijf geloven in de voordelen van het SSC. Vier anderzijds gemeenschappelijke successen! Het SSC en de operationele bedrijven werken in team en iedere verwezenlijking draagt bij tot het gezamenlijk werkplezier.
 
De White Paper ‘Het assistantberoep’ van Bright Plus geeft aan dat Shared Services Centra in volle opmars zijn. Assistants vinden steeds vaker hun weg naar deze SSC. Heb jij ervaring met werken in SSC? Welke voordelen kan jij benoemen?
 
Lees meer
 
 

OVER DE AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments