Zo pak jij de najaarsdrukte stressvrij en efficiënt aan

Zo pak jij de najaarsdrukte stressvrij en efficiënt aan Artikel
1194

Gebruik deze handige checklist om dit najaar je lopende zaken efficiënt af te werken en de projecten van volgend jaar rustig voor te bereiden.

September luidt het drukste deel van het jaar in. Met deze handige checklist werk je lopende zaken efficiënt af, bereid je het volgende jaar en ondersteun je jouw manager proactief.

Overleg met je manager

Plan zo snel mogelijk een werkvergadering met je manager in – liefst nog voor begin september. Lijst je taken van dit najaar op en deel ze volgens prioriteiten in. Houd ook rekening met projecten die het eerste kwartaal van het nieuwe jaar op stapel staan. Bespreek welke opdrachten je uitbesteedt of delegeert en welke taken je op een lager pitje mag zetten. Maak een bikkelharde planning en besteed vanaf nu dagelijks tijd aan de zaken die tegen 31 december klaar moeten zijn.

Wensen en geschenken

Maak – ideaal voor eind september – werk van eindejaargeschenken en nieuwjaarskaarten. Lijst de zakenrelaties op die een geschenk krijgen, vraag je manager een budget en bestel de cadeaus. Bereid ook de Nieuwjaarswensen voor. Verstuur je ze bewust per mail? Vertel dan waarom. Opteer je voor een papieren versie? Laat een grafisch ontwerper nu de kaart lay-outen en plan de drukker voor midden oktober in. Trek elke dag 10 minuten uit om de contactgegevens van geadresseerden te updaten.

Jaarkalender 2019

Werk de jaarkalender 2019 uit. Erin neem je bijvoorbeeld de marketingactiviteiten en events van volgend jaar op: een beurs, opendeurdag, e-mail campagne, productlancering, maar ook de zakenreizen van je manager of een teamtraining. Stel de kalender in Excel of in een Visio-template op. En maak voor elke activiteit een planning op die je nu al in je agenda noteert.

Eventplanning eerste kwartaal 

Organiseer jij het nieuwjaarsfeest voor de collega’s? Of bereid je een beurs in het eerste kwartaal voor? Vraag je manager om een budget en werk nu een draaiboek en retroplanning uit.

Jaarafsluiting & budgetten

Loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar? Dan heb je - zeker als assistant in een klein bedrijf, in een verkoop- of financiële afdeling - veel voorbereidingen te treffen voor 31 december. Verzamel en orden nu al de documenten die de boekhouder nodig heeft en de informatie waarop je manager de budgetten van volgend jaar kan baseren.

·       Boekhouding voorbereiden.
Alle aan- en verkopen van dit jaar moeten ook dit jaar worden geboekt. Vraag de boekhouder of je manager wanneer hij/zij ten laatste alle facturen nodig heeft (bijv. 1 december). Spoor je collega’s aan om je alle informatie over orders en geleverde producten en diensten in te leveren. Maan je leveranciers aan om hun laatste factureren tijdig op te sturen. En verzamel ook alle interne facturen tussen afdelingen en de onkostennota’s van collega’s.

·       Besparingen voorstellen.
Neem je huidige leveranciers onder de loep: koerierdienst, kantoorbenodigdheden… Breng alle prijsafspraken in kaart. Zijn er - naar jouw gevoel – scherpere tarieven mogelijk? Vergelijk het prijs/kwaliteit –aanbod van gelijkaardige leveranciers en stel je rapport aan je manager voor.

·       Budgetvoorbereiding.
Breng de kosten en/of opbrengsten van je afdeling in kaart. Bereid een overzicht voor van de inkomsten en/of uitgaven in het volgende jaar. Trek elke dag wat tijd uit om de benodigdhedeninventaris van je afdeling op te maken. Zo ondersteun je jouw manager proactief en help je hem een correcte forecast te maken.

·       Contracten en aflooptermijnen.
Wil je bedrijf van ICT-provider of elektriciteitsleverancier veranderen? Check dan nu wanneer contracten aflopen en wat de opzegtermijnen zijn. Zo voorkom je dat ze stilzwijgend verlengd worden. Gebruik hiervoor onze template.

·       Subsidies.
Welke subsidieregelingen genoot je bedrijf en welke zijn ook volgend jaar nuttig? Kijk na wanneer de aanvraag ingediend moet worden en zorg voor het voorbereidende werk.

Veel succes!

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments